Quanto tempo è necessario per la stesura di un manuale d’uso?

La prima risposta che viene in mente è: qualche settimana, forse un mese. Una risposta, tuttavia, che solo chi non ha mai redatto un manuale di istruzioni può fornire. 

Chi ha già lavorato nella realizzazione di un libretto di istruzioni sa bene, infatti, che possono passare diversi mesi prima di portare alla luce le informazioni di un determinato prodotto su carta stampata.

Mesi in cui si raccolgono dati, si studiano casi diversi di funzionamento e malfunzionamento, si redigono e controllano bozze fino al raggiungimento del risultato finale: un manuale che aiuti davvero i clienti a conoscere il prodotto e a utilizzarlo in tutta sicurezza.

E se ti dicessimo che questo stesso risultato può essere raggiunto in tempi molto più ristretti?

Ogni manuale d’uso ha la sua destinazione specifica. È importante prevedere tutti gli elementi che dovrà contenere ancor prima di iniziare la sua stesura.

In linea di massima, però, si possono tracciare dei punti in comune a tutti i manuali, o a manuali di categorie di prodotto simili, da utilizzare come base di partenza per la redazione di un libretto di istruzioni efficace.

Queste linee guida sono la base del nostro lavoro con il modello manuale.

Modello manuale: perché utilizzarlo

Il modello manuale è uno strumento che i nostri redattori utilizzano per formulare manuali d’uso completi ed efficaci per ogni prodotto.

Non si tratta di una semplice bozza dentro cui inserire le informazioni. Se così fosse, si rischierebbe di non prendere in considerazione tutte le peculiarità specifiche di ogni singolo prodotto, che potrebbero non trovare spazio in uno schema troppo rigido e prefissato.

Il modello manuale è invece estremamente flessibile, disponibile ad adattarsi alle esigenze richieste dal produttore. Per questa ragione, il modello manuale viene preso in considerazione sempre e solo dopo la fase di analisi del nostro metodo IRIDE, di cui parleremo più avanti in questo articolo. 

L’utilizzo del modello manuale nell’elaborazione di un libretto di istruzioni presenta almeno cinque punti di forza che mirano a rendere efficace il manuale d’uso, rendendolo così indispensabile per gli utilizzatori finali.

Scopriamo insieme le cinque ragioni fondamentali per scegliere un modello manuale come punto di partenza su cui scrivere un manuale d’istruzioni.

  1. Il modello manuale è versatile

Come abbiamo già anticipato, il modello manuale non ha uno schema fisso e intoccabile. Tutt’altro: il suo “scheletro” è una base di partenza che può essere modificata a seconda delle necessità native di un prodotto, sia per eventuali approfondimenti in alcune tematiche, che per la cancellazione di alcune voci non coerenti con il prodotto e le sue caratteristiche.

Il modello manuale resta comunque estremamente flessibile, e può essere utilizzato come riferimento anche per i manuali di altri prodotti della stessa azienda.

  1. Il modello manuale contiene un indice già strutturato

Uno dei problemi più preponderanti nella stesura del manuale d’uso è quello di riordinare le idee e assicurarsi che tutti i dettagli relativi a un prodotto rientrino nel manuale, senza perdersi concetti e indicazioni per strada.

Questo è particolarmente importante soprattutto per la parte normativa, ad esempio per quei macchinari di movimentazione che necessitano di aver esplicitata la Direttiva Macchine 2006 42 CE.

I nostri modelli manuale contengono un indice già strutturato con tutte le informazioni richieste dalla normativa, così da scongiurare il pericolo di dimenticanze e omissioni.

  1. Il modello manuale ha dei contenuti generici strutturati (e personalizzabili)

Non solo la struttura, ma anche il contenuto. Il modello manuale presenta un indice ben ordinato, da seguire per raccogliere tutte le informazioni necessarie, ma anche dei contenuti generici già redatti in maniera completa e definita.

Il lavoro del redattore è così ridotto ai minimi termini. Molte informazioni generiche sono già inserite e revisionate; se si adattano al prodotto descritto dal manuale, non si deve fare altro che lasciarle intatte.

Dal momento che ogni prodotto ha comunque delle sue peculiarità, resta comunque possibile personalizzare questi contenuti generici o aggiungere voci in più all’interno del testo, per fornire dettagli completi ed esaustivi.

  1. Il modello manuale offre degli esempi suddivisi per paragrafo

I contenuti generici di cui al punto precedente non si riferiscono solo alla parte introduttiva o al sommario, ma anche ai singoli paragrafi che costituiscono il manuale d’uso. Questa caratteristica del nostro modello manuale è fondamentale: è proprio la pre-compilazione che alleggerisce i tempi di attesa e rende possibile realizzare un manuale d’uso completo in tempi ridotti.

Oltre agli esempi, per ogni paragrafo sono anche indicati dei suggerimenti e delle istruzioni che supportano il redattore nella fase della compilazione.

  1. Il mondello manuale snellisce il lavoro futuro

Non pensare soltanto all’attuale manuale d’uso, ma anche a quelli che potenzialmente dovrai creare in futuro per altri prodotti, o per aggiornare quello esistente che, nel corso del tempo, potrebbe subire delle modifiche.

Il modello manuale facilita il lavoro per i manuali successivi e i manuali di manutenzione, permettendo un recupero facile delle informazioni da revisionare, ove necessario.

Risparmio di tempo immediato, nella compilazione del primo manuale, e successivo, nella stesura degli aggiornamenti o di nuovi manuali di istruzione.

Il modello manuale è il fulcro centrale di IRIDE, il nostro metodo di elaborazione di manuali d’uso per aziende e clienti privati con nove step comprovati in maniera empirica, dall’analisi delle informazioni alla consegna finale del libretto di istruzioni. Scopri il metodo IRIDE e tutti i vantaggi di un manuale efficace realizzato con questa metodologia.