La qualità del manuale d’uso e manutenzione è un argomento spesso preso poco in considerazione dagli imprenditori. Soprattutto quando si parla di macchine industriali, si tende a trattare questa documentazione così importante come un semplice obbligo di legge, un dovere da ottemperare per non andare incontro alle sanzioni.

Si tratta invece di una grossa fonte di opportunità, da cogliere sia in fase di produzione della macchina che in fase di acquisto, soprattutto per macchinari provenienti dal mercato estero: se il manuale non è ben tradotto (o ben redatto) rischia di essere inefficace in termini di sicurezza. 

Ne abbiamo parlato più volte in questo blog, ma in questo articolo vogliamo fornirvi un approfondimento esaustivo per comprendere come sia composto, come dev’essere strutturato e quali sono le normative di riferimento del manuale d’uso e manutenzione. 

Informazioni per l’uso per l’uso: cosa sono? 

La direttiva macchine richiede esplicitamente che tutte le macchine siano accompagnate da istruzioni per l’uso. 

Le informazioni per l’uso vengono trasmesse all’utilizzatore per far sì che si possa avere un impiego sicuro della macchina: all’interno di queste informazioni troviamo le istruzioni, il manuale d’uso e tutte le informazioni relative all’interfaccia uomo macchina (cartelli, segnali luminosi ecc..)

La norma uni en iso 12100, inquadra le tematiche relative alle istruzioni per l’uso nelle misure di sicurezza, equiparandole quindi ai ripari, ai dispositivi di protezione, anzi forse sono anche più importanti. 

Quando parliamo, più nello specifico, di manuale d’uso e manutenzione facciamo riferimento alla parte più corposa e rilevante delle istruzioni per l’uso. 

All’interno di questo documento si trovano le informazioni relative all’utilizzo, all’installazione, all’assemblaggio, al ciclo di vita, al trasporto, alla messa in funzione, smantellamento e smaltimento della macchina o del prodotto. 

Proprio per questo motivo è necessario che ogni manuale venga realizzato su misura, rispettando le necessità della macchina e della relativa casa produttrice, nonché quelle di chi leggerà il manuale stesso.

Parliamo di manuale d’uso inadeguato quando esso non descrive in maniera approfondita come operare la macchina in condizioni di sicurezza, perché se un operatore non è a conoscenza delle giuste informazioni, può  far in modo che la macchina si comporti in modo pericoloso e mettere in pericolo sé stesso e gli altri.

Le informazioni minime per garantire i requisiti essenziali di sicurezza sono quelle contenute nella Direttiva Macchine (o nuovo Regolamento Macchine): nello specifico il RESS 1.7.4.2 dà contezza dei requisiti minimi che devono essere contenuti nel manuale, se applicabili alla macchina. 

Le caratteristiche principali del manuale d’uso 

Il manuale delle istruzioni sembra solo un obbligo al quale ottemperare, fino a quando non diventa indispensabile. Momento che coincide spesso con la prima installazione, il primo guasto o malfunzionamento di un prodotto: è lì che ogni utente spera di trovare la soluzione adatta alle proprie esigenze senza dover ricorrere all’assistenza di vendita.

Proprio per questo motivo, durante la stesura del manuale, devono essere rispettate alcune caratteristiche specifiche:

  • le istruzioni per l’uso devono essere redatte e fornite dal produttore della macchina nella lingua del paese d’utilizzo; 
  • la destinazione d’uso della macchina deve essere descritta nel modo più completo e accurato possibile;
  • la descrizione degli interventi di manutenzione è una fase che espone l’utilizzatore a dei pericoli maggiori rispetto all’uso quotidiano della macchina, per questo devono essere descritte in maniera molto dettagliata; 
  • le istruzioni devono, per il momento, essere fornite in forma cartacea, anche se con il nuovo Regolamento Macchine si introduce il tema della manualistica digitale; 

Il quadro normativo di riferimento

I primi riferimenti normativi sulla responsabilizzazione del datore di lavoro in termini di sicurezza, arrivano attraverso una direttiva europea che potremmo definire “la prima versione della direttiva macchine”: si tratta della ​​89/391/CEE, approvata nel 1989 e recepita in Italia con il decreto legislativo 626/1994 che stabilisce gli obblighi e i doveri in materia di sicurezza sul lavoro sia per i datori di lavori che per gli operai. 

Il 2006 è l’anno in cui la Comunità Europea rinnova la Direttiva Macchine: in questa direttiva che viene definitivamente chiarito cosa debba contenere un manuale di istruzioni, con l’elenco specifico delle informazioni da fornire al suo utilizzatore.

La Direttiva Macchine ha accompagnato la stesura dei manuali di istruzione e dei manuali di manutenzione fino al 2021, fornendo una scaletta precisa dei contenuti dei libretti per ogni tipologia di macchinario. È arrivato però il momento di cedere il posto a una versione aggiornata che tiene conto soprattutto dell’evoluzione tecnologica.

A quindici anni dall’emanazione della Direttiva Macchine, infatti, arriva il Regulation of the European Parliament and of the Councilon machinery products: una grande revisione al quadro normativo di riferimento per la manualistica tecnica. 

La prima differenza si può evincere già dal nome, con il passaggio da Direttiva a Regolamento. 

Nel caso delle Direttive, infatti, gli Stati Membri devono recepire e adeguare il proprio sistema normativo in funzione di ciò che viene deciso a livello europeo. 

I Regolamenti invece si applicano direttamente, prevaricando sulla normativa locale vigente. 

Il Nuovo Regolamento Macchine tiene conto in maniera più precisa e aggiornata: 

  • delle modifiche alle macchine, ovvero di cambiamenti nella struttura sostanziale tali da influenzare la conformità di sicurezza acquisita; 
  • della suddivisione dei ruoli tra fabbricante, importatore e distributore del macchinario;
  • della sicurezza digitale e dei cyber attacks; 

Sanzioni per il mancato rispetto delle norme 

Il produttore deve premurarsi non solo di immettere nel mercato un macchinario sicuro, ma anche di fornire tutte le informazioni a corredo per garantire l’uso in maniera corretta.

Se, dalle verifiche delle autorità giudiziarie, emerge che il prodotto in commercio non rispetta i requisiti standard di sicurezza, si va incontro a una sanzione per il prodotto che va da una multa fino a 50.000 euro a un anno di carcere.

Tale punizione può essere applicata a:

  • datore di lavoro o dirigente, in caso di non rispetto delle disposizioni legislative;
  • progettisti, se non rispettano i principi di tutela della salute e prevenzione sul luogo di lavoro;
  • fabbricanti e fornitori, anch’essi sottostanti al rispetto delle disposizioni normative in materia di sicurezza e produzione di macchinari, sia in caso di vendita che di leasing finanziario;
  • installatori, che dovranno mantenere gli standard della sicurezza sul lavoro durante il lo svolgimento del loro servizio. 

Attenzione anche ai rivenditori: chi non è produttore diretto, ma appone il proprio marchio su un prodotto creato da terzi, viene ritenuto comunque responsabile dei danni causati dal prodotto difettoso o mal funzionante.

Come realizzare il manuale d’uso e manutenzione? 

Fare affidamento a un metodo testato ed efficace permette di progettare un manuale che presti attenzione ai dettagli e che, grazie alla elevata usabilità, si dimostri un ottimo investimento a lungo termine. Parliamo di investimento perché un manuale d’uso e manutenzione ben fatto, è sempre capace di ridurre i costi post-vendita in termini di customer care e fidelizzazione dei clienti. 

Il Metodo IRIDE  è il primo metodo in grado di garantire elevati livelli di usabilità, personalizzazione e rispetto delle norme per ogni manuale d’uso e manutenzione, indipendentemente dal prodotto o macchinario a cui si fa riferimento. 

Possiamo creare manuali in grado di garantire la sicurezza degli utilizzatori e contenere tutte le informazioni necessarie per rispettare al massimo le norme di legge.

Se possiedi già un manuale e vuoi testarne l’efficacia, abbiamo preparato il testi che fa al caso tuo: provalo subito!