Parliamo spesso di manuali d’uso e manutenzione, ma non abbiamo ancora dedicato, fra le pagine digitali di questo blog, un approfondimento al tema della valutazione e della riduzione dei rischi in caso di manutenzione dei macchinari. 

 

Questo argomento è di fondamentale importanza per chi si occupa della produzione di manualistica tecnica: uno degli obiettivi principali dei redattori dei manuali, difatti, è proprio quello di prevedere e ridurre al minimo i pericoli ai quali l’utilizzatore può andare incontro durante la manutenzione, l’installazione o l’uso del prodotto o del macchinario. 

Il tutto, dovendo tener conto da un lato delle normative vigenti e dall’altro della comprensibilità e dell’usabilità da parte del lettore, sia esso un professionista o no, soprattutto perché ne viene richiesta la consultazione in momenti particolarmente delicati. 

Per queste e altre motivazioni che vedremo all’interno dell’articolo, approfondiremo il tema, cercando di capire cosa significhi parlare di riduzione dei rischi e in che modo le istruzioni per l’uso giochino un ruolo fondamentale per massimizzare la sicurezza nei luoghi di lavoro. 

La documentazione come supporto per aumentare la sicurezza sul luogo di lavoro

Il Testo Unico sulla Salute e Sicurezza dei Lavoratori, D.Lgs. 81/2008, impone a tutte le imprese di condurre la valutazione di tutti i rischi, compresi quelli derivanti dalle attività di manutenzione, salvaguardando al massimo la salute e la sicurezza dei lavoratori attraverso un’attenta analisi e la successiva adozione di misure di protezione, di tipo pratico e organizzativo. 

Il datore di lavoro deve assicurarsi che vengano effettuati tutti gli interventi manutentivi che possano garantire e conservare nel tempo i requisiti di sicurezza della macchina, ma anche che vi sia sempre la presenza di specifiche istruzioni per l’esecuzione di questi stessi interventi. 

La direttiva macchine prevede che ogni macchina sia accompagnata dalle istruzioni per l’uso: una serie di documenti obbligatori, che rivestono però un ruolo importante nell’impiego sicuro ed efficace dei macchinari e dei prodotti.  

Quando parliamo di istruzioni per l’uso, infatti, facciamo riferimento a tutti quei collegamenti comunicativi utilizzati per trasmettere informazioni agli utilizzatori, professionisti e non professionisti. Servono a fornire “le informazioni sulle modalità per l’uso del prodotto in modo corretto, conveniente in condizioni di sicurezza”, in sostanza, aiutano il lettore ad acquisire informazioni su come installare, utilizzare e mantenere il prodotto in modo sicuro e autonomo.  

Questa documentazione trova il suo spazio in un insieme più ampio di informazioni, redatte e pensate per ridurre al minimo i rischi in termini di sicurezza per l’utilizzatore, e veicolate anche attraverso segnali e cartelli all’interno dell’azienda o sulla macchina. 

Come ormai appare evidente, le istruzioni per l’uso possono trasformarsi in un vero e proprio dispositivo di sicurezza, perché servono a informare dei rischi residui dovuti all’eventuale non completa efficacia delle misure di protezione normalmente adottate durante l’utilizzo della macchina e, inoltre, possono istruire gli utilizzatori sulle procedure da svolgere in totale sicurezza in caso di malfunzionamenti o esigenze di manutenzione. 

Per questo motivo è fondamentale effettuare una buona valutazione dei rischi prima di scrivere le istruzioni per l’uso, e far in modo che i risultati di tale analisi vengano correttamente veicolati e fatti conoscere agli utilizzatori. 

Il processo di valutazione del rischio deve:

  • “identificare i pericoli derivanti dall’attività lavorativa o da altri fattori (come la dislocazione dei locali);
  • stabilire chi potrebbe essere danneggiato e come (identificando i gruppi di lavoratori che potrebbero essere a maggior rischio);
  • valutare gli elementi quantitativi: il numero di persone esposte, la frequenza e la durata dell’esposizione, i possibili effetti;
  • decidere se le precauzioni esistenti sono adeguate o se devono essere introdotte ulteriori misure di prevenzione e/o di controllo del pericolo;
  • coinvolgere i lavoratori e i rappresentanti dei lavoratori nel processo di valutazione del rischio, (le risultanze della valutazione dei rischi, le misure di prevenzione e protezione scelte e le motivazioni delle scelte devono essere messe a disposizione per la consultazione);
  • tenere conto delle capacità del singolo lavoratore in generale e dei fattori di rischio specifici;
  • pianificare come verranno attuate le misure necessarie, decidendo chi è incaricato di svolgere determinate azioni e quando;
  • rivedere il processo e registrare i risultati;
  • monitorarne l’attuazione”.

Istruzioni per l’uso, tutti i vantaggi della stesura efficace

I contenuti minimi che devono essere presenti nel manuale di istruzioni, se applicabili alla macchina in questione, sono specificati al punto 1.7.4.2 dell’allegato I della direttiva 2006/42/CE. 

Come avrai intuito, però, non basta che il manuale sia a norma per essere davvero funzionale. Un buon manuale è quello che presta attenzione alla scelta dei termini, alla punteggiatura, la sintassi, lo stile, la chiarezza delle informazioni, così come alla progettazione grafica di tutto ciò che viene scritto o rappresentato e alla comodità di utilizzo.

In questo modo, si soddisfano due necessità: la prima, quella di realizzare un testo visivamente gradevole e che inviti gli addetti alla lettura; la seconda, quella di veicolare informazioni inequivocabili che non lascino spazio a dubbi durante la lettura stessa. 

Inoltre, una documentazione ben redatta e un’attenzione particolare alle istruzioni permette all’azienda produttrice di ottenere vantaggi non indifferenti: per esempio un aiuto per ridurre i costi del customer care o aumentare la soddisfazione del cliente.

Se vuoi creare per i tuoi prodotti o macchinari una documentazione tecnica che sia davvero funzionale, anche in termini di sicurezza, affidati a dei professionisti: abbiamo studiato il Metodo IRIDE, che in 9 step ti permette di ottenere manuali redatti pensando all’usabilità, alle normative e all’efficacia.