Ogni macchinario per uso industriale e commerciale deve essere corredato dal manuale di istruzioni. 

Non è solo una necessità, ma è un obbligo: la Direttiva Macchine 2006/42/CE, che presto sarà sostituita dal Nuovo Regolamento Macchine 2021, impone a ogni fabbricante o importatore la consegna del libretto di istruzioni insieme al macchinario.

Ma il libretto di istruzioni è l’unico documento da consegnare o da produrre? Scavando più a fondo, è facile scoprire che il manuale d’uso è solo una parte di quella che viene chiamato fascicolo tecnico, ossia l’insieme di tutti i documenti (disegni, testi scritti) prodotti durante la progettazione e la realizzazione del macchinario.

Cos’è il fascicolo tecnico

Il fascicolo tecnico è la raccolta di tutti i documenti prodotti in fase di progettazione, realizzazione e test del macchinario. 

Non si tratta quindi di un solo documento, ma dell’intera documentazione tecnica prodotta per la singola macchina.

Il suo scopo va oltre quello di tener traccia di tutti i processi di produzione: la presentazione del fascicolo tecnico è indispensabile per ottenere la marcatura CE sul macchinario. 

Senza marchio CE, nessun macchinario prodotto in Europa può essere commercializzato. Si tratta quindi di una condizione preliminare improrogabile, pertanto la conservazione di tutti i documenti relativi alla macchina deve essere seguita ed eseguita con attenzione.

All’interno del fascicolo tecnico troviamo:

  • il manuale d’uso; 
  • il manuale di manutenzione e di installazione;
  • il marchio CE, da inserire all’interno del fascicolo una volta ottenuto;
  • distinta dei componenti e dei materiali utilizzati;
  • elenco dei fornitori;
  • tutti gli schemi, i disegni, i calcoli, i certificati e i test di prova;
  • le procedure di controllo della produzione;
  • le procedure di collaudo.

Tutti questi documenti sono indispensabili per comporre il fascicolo tecnico. Solo avendo tutte queste informazioni, infatti, un macchinario può superare i controlli di sicurezza d’uso e ottenere la Dichiarazione di Conformità, il documento che contiene in sé la marcatura CE per la commercializzazione del prodotto.

Attenzione, però, a non confondere il fascicolo tecnico con il manuale di istruzioni. Il manuale è solo una parte del fascicolo e non tutto l’insieme. 

Per legge, il produttore deve consegnare all’acquirente solo il manuale d’uso, l’etichetta con la marcatura CE e la dichiarazione di conformità. Tutto il resto è conservato presso il produttore.

Come redigere il fascicolo tecnico

Nell’elenco dei documenti che compongono il fascicolo tecnico va posta attenzione in particolare al documento dell’analisi dei rischi.

Questo documento viene prodotto e aggiornato dalla fase progettuale ai test di sicurezza e conformità condotti sul macchinario. 

Perché è così importante? È proprio nell’analisi dei rischi che risiede l’ottenimento o meno del marchio CE: il garante della sicurezza deve accertarsi che la macchina sia costruita per ridurre al minimo ogni tipologia di rischio derivante dal suo utilizzo.

La Direttiva Macchine 2006/42/CE è basata proprio sulla valutazione dei rischi e sulla sicurezza dei macchinari. L’analisi dei rischi, insieme alle procedure di controllo di produzione e collaudo, sono tra i documenti su cui porre maggiore attenzione all’interno del fascicolo tecnico.

La realizzazione del fascicolo tecnico è affidata al fabbricante, di solito ai rami dell’azienda che si occupano della progettazione o a personale esterno di redattori esperti nella produzione di fascicoli tecnici. 

Per redigere il fascicolo tecnico, inoltre, si è soliti utilizzare una check list che contiene tutte le voci da spuntare per essere sicuri di aver condotto le analisi in modo corretto. 

Si tratta della check list ISO 9000, utile per controllare di aver rispettato i Requisiti Essenziali di Sicurezza nella realizzazione della macchina. Gli standard si rivelano un aiuto sostanziale in questo senso, perché consentono di verificare velocemente e in maniera puntuale di aver rispettato ogni voce essenziale.

Quando il prodotto è importato da paesi extra UE, sarà invece l’importatore stesso a dover costituire il fascicolo tecnico, eventualmente facendosi carico di tutti i controlli di sicurezza richiesti sul suolo europeo.

Fascicolo tecnico: dove si trova

Il fascicolo tecnico è conservato all’interno dell’azienda fabbricante o dell’importatore, nel caso sia quest’ultimo ad avere l’obbligo di costituire il fascicolo tecnico.

Per legge, il fascicolo tecnico va conservato in azienda per dieci anni a partire dall’ultimo modello venduto. 

In verità, il nostro suggerimento è quello di conservare il fascicolo tecnico per sempre, sia per avere comunque un resoconto anche a distanza di decenni della costruzione del macchinario, sia per poter prendere spunto per le nuove versioni e realizzazioni di produzione dell’azienda.

Il fascicolo tecnico è anche un ottimo strumento di customer service: quando si presenta un cliente con un macchinario datato, grazie al fascicolo si può risalire ai pezzi di ricambio e alle modalità di manutenzione, così da trovare le corrette sostituzioni e procedere alla manutenzione.

Ricordiamo, inoltre, che il fascicolo tecnico e le procedure di sicurezza acquisite in esso sono relative al periodo di produzione del macchinario. 

Ciò significa che, se le regole di sicurezza cambiano, sarà l’acquirente a doversi aggiornare e non può pretendere dal produttore che adegui la sua macchina, di conseguenza, il suo fascicolo tecnico.