La tipologia di macchine a disposizione di un’azienda è davvero immensa, non solo per l’utilizzo finale e la modalità d’uso, ma anche per la complessità della costruzione che si riversa, ovviamente, su un manuale di istruzioni più o meno corposo.

È ovvio che più è un complesso un macchinario, più sarà difficile per il produttore mettere in ordine tutte le informazioni e presentarle bene nel suo manuale. 

Un’operazione dalla quale non si può di certo esimere: il libretto di istruzioni a corredo della macchina è infatti obbligatorio per legge, e il marchio CE, necessario per autorizzare la vendita del macchinario, non può essere adoperato in assenza delle istruzioni.

Il rischio è quello di spendere moltissimo tempo sulla compilazione del manuale d’uso dei prodotti complessi, come i macchinari industriali. Per questi, infatti, oltre all’elenco dei componenti, alle funzionalità e alle istruzioni d’uso, è spesso richiesto di allegare un manuale di manutenzione, che istruisce l’operatore su cosa fare in caso di guasto del prodotto.

Come ci si comporta davanti alla necessità di redigere un manuale d’uso completo per prodotti complessi? Vediamo prima quali sono gli obiettivi da raggiungere e come si possono affrontare le varie fasi, passo dopo passo.

Le tre regole del manuale efficace

Partiamo dalla fine, ossia a cosa serve il manuale d’uso e quali compiti deve eseguire.

Il manuale d’uso serve agli operatori che utilizzano i macchinari complessi. In altre parole, bisogna partire con la sua stesura rimanendo sempre nell’ottica di chi lo usa: personale qualificato che conosce i sistemi e riconosce funzioni, pulsanti, operazioni di arresto eccetera.

Questo punto di vista è utile a impostare subito il tipo di scrittura e le finalità del manuale, che deve comprendere essenzialmente queste tre caratteristiche:

  • Completezza delle informazioni: ogni dettaglio, istruzione, informazione fornita nelle pagine del manuale deve essere completa nella spiegazione e nel contenuto.

    Ogni passaggio saltato, per la fretta o perché dato per scontato, potrebbe comportare problemi di utilizzo e, nei casi più gravi, guasti o malfunzionamenti.

    Tieni sempre a mente che il produttore si assume la responsabilità di incidenti e malfunzionamenti se il manuale è carente di informazioni utili a tutelare l’utilizzatore durante l’uso del macchinario. 
  • Linguaggio appropriato e semplice: il manuale deve contenere termini appropriati al target, ossia agli operatori di macchina, e al contempo risultare di immediata comprensione.

    Per raggiungere il primo obiettivo bisogna rendere semplici, ma non troppo semplificate, le spiegazioni. La differenza sta proprio nel vocabolario dell’operatore, da mantenere nel corso delle pagine del libretto di istruzioni.

    Semplificare troppo per andare incontro alle esigenze di un utente inesperto, che comunque non utilizzerà mai il manuale, potrebbe portare ad ambiguità e confusione per l’operatore di macchina.

    La comprensione immediata del testo è facilitata sia dall’uso del vocabolario adeguato, che da forme e tecniche di scrittura per la manualistica tecnica che sono proprie dei redattori tecnici. 
  • Congruenza con le normative: il rispetto delle norme di legge e delle norme armonizzate è indispensabile per ottenere il marchio CE e poter mettere il manuale in vendita. 

Le regole da rispettare nella compilazione del manuale sono quelle della Direttiva Macchine 2006/42/CE, che a breve sarà sostituita del tutto dal Nuovo Regolamento Macchine 2021. 

Metodo IRIDE: manuali d’uso facili e completi

Raggiungere tutti questi obiettivi non è semplice, e non si può nemmeno correre il rischio di mandare in stampa un manuale che non presenti questi prerequisiti fondamentali.

Un produttore, a questo punto, può prendere due scelte: affidarsi a personale qualificato, come quello dei redattori tecnici, o provvedere autonomamente alla stesura del manuale, con tutti i pericoli che può correre se le informazioni sono mancanti o se il manuale non rispetta la lista di informazioni richieste dalla Direttiva.

In Manuale Efficace lavoriamo con il Metodo IRIDE, un percorso a 9+2 step che ci consente non solo di compilare manuali moderni, di facile comprensione, completi di informazione e nel pieno rispetto della Direttiva Macchine, ma anche di creare un modello che può diventare la base per tutti gli aggiornamenti della macchina e le macchine simili della stessa azienda.

Il risparmio è quindi triplo: 

  • si accorciano i tempi di compilazione del manuale;
  • si abbattono i costi del servizio clienti, poiché tutte le informazioni utili all’utente sono già inserite nel manuale e sono espresse in maniera chiara (con test effettuati proprio sulla comprensibilità del manuale);
  • si riducono i costi della ristampa ex novo del manuale d’uso quando si vanno ad aggiornare le informazioni per le nuove edizioni.

Documentazione tecnica: stesso schema, diverse informazioni

Una puntualizzazione sull’ultima voce dell’elenco precedente: poter utilizzare un manuale d’uso completo come base per altri manuali è sempre possibile?

La risposta è no, a meno che non si tratti, per l’appunto, di aggiornamenti e nuove edizioni per lo stesso macchinario. 

Ogni macchina ha infatti una composizione e una documentazione tecnica a sé stante, delle modalità d’uso e delle valutazioni di rischio che devono essere interpretate e riportate correttamente a salvaguardia dell’utilizzatore come istruzioni in caso di malfunzionamento.

Anche il metodo IRIDE segue sempre lo stesso schema, le informazioni finali presenti nel manuale saranno personalizzate per ogni singolo macchinario.

 

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