Il fascicolo tecnico è il cuore del prodotto, il riepilogo completo e dettagliato di tutto ciò che riguarda le materie prime, la progettazione, la costruzione e le valutazioni effettuate sul macchinario.

Va da sé che ricopre un’importanza eccezionale per i costruttori di macchine, poiché costituisce davvero ogni dettaglio e ogni segreto del prodotto messo in commercio.

È proprio grazie al fascicolo tecnico che i fabbricanti possono consultare in ogni istante ogni dettaglio del macchinario, e possono difendersi da eventuali denunce di danno causato dalla macchina usando il fascicolo tecnico come prova delle valutazioni di sicurezza.

Ogni informazione, ogni test e ogni disegno che riguarda lo sviluppo di un macchinario è inserito all’interno del fascicolo tecnico.

Proprio per questa ragione il fascicolo rientra nell’ambito dei segreti aziendali: il fascicolo tecnico non dovrà mai finire nelle mani di un estraneo, poiché le nozioni, il know-how e i progetti al suo interno potrebbero essere usati dalla concorrenza per imitare un prodotto studiato a lungo e frutto di grande investimento, arrecando un grande danno all’azienda.

Solo le autorità competenti o il Ministero dello Sviluppo Economico possono chiedere l’accesso al fascicolo tecnico di un prodotto per motivi molto seri. È bene ricordarlo, per poter custodire gelosamente questo documento tra la documentazione tecnica complessiva di un macchinario.

Custodire sì, ma per quanto? I fascicoli tecnici non hanno scadenza, ma la legge fissa dei tempi in cui resta obbligatoria la conservazione dei fascicoli tecnici delle macchine.

Fascicolo tecnico: scadenza e date

La legge stabilisce chiaramente che la documentazione tecnica di un macchinario, ivi incluso il fascicolo tecnico, deve essere conservato dal fabbricante per dieci anni dalla data di vendita dell’ultimo esemplare.

In dieci anni è fissata la data orientativa di usurabilità del prodotto: in quel lasso di tempo, è possibile che sia necessario consultare il fascicolo tecnico per rivedere i componenti e fare delle verifiche appropriate e approfondite.

In generale, però, il nostro consiglio è quello di conservare il fascicolo tecnico per sempre, magari digitalizzando i vecchi documenti cartacei così da far spazio nell’archivio, ma senza rinunciare alla possibilità di consultare fascicoli di vecchi modelli fuori produzione.

Questo per due ragioni: 

  • un macchinario può essere utilizzato per più di dieci anni. Anche se non rientra in garanzia, e anche se non spetta più al fabbricante la risoluzione di eventuali danni, resta la possibilità di aiutare un cliente affezionato che utilizza macchine più datate, ma ancora efficienti.
  • i vecchi fascicoli tecnici includono forse vecchie informazioni su componenti non più in uso, ma conservano idee che possono rivelarsi utili per la progettazione di nuovi macchinari, o per creare macchine più aggiornate a partire proprio dai vecchi modelli di successo.

Per il solo adempimento legislativo, dieci anni è il periodo di tempo corretto per la conservazione dei fascicoli tecnici. Per tutti gli altri motivi sopra elencati, però, il fascicolo tecnico può sempre tornare utile, ed è quindi una buona idea quello di archiviare una copia sempre disponibile per il futuro.

Fascicolo tecnico: cos’è e cosa contiene

Il fascicolo tecnico è uno dei documenti che fanno parte della documentazione tecnica di un macchinario. 

La sua costituzione è obbligatoria ed è necessaria per l’ottenimento della marcatura CE, senza la quale nessuna macchina può essere commercializzata e utilizzata.

Il contenuto del fascicolo tecnico è definito all’interno dell’allegato 7 della Direttiva Macchine 2006/42/CE; per riassumere, contiene tutti i documenti realizzati in fase di progettazione, costruzione e test di efficacia e sicurezza del prodotto, con tutte le relative valutazioni.

All’interno del fascicolo tecnico troveremo quindi:

  • una descrizione generale della macchina;
  • il disegno complessivo della macchina;
  • tutti i disegni dettagliati e completi di ogni componente realizzato per la macchina, con allegati certificati e prove dei test su ogni pezzo (ad esempio prova di trazione sulle saldature, prova della calibratura ecc…);
  • insiemi di comando e dei circuiti del macchinario;
  • valutazione del rischio del prodotto, generalmente certificata attraverso la presunzione di conformità EN ISO 12100:2010;
  • elenco (distinta) dei componenti e dei materiali utilizzati;
  • elenco dei dispositivi di sicurezza installati all’interno del macchinario;
  • elenco delle norme specifiche rispettate per la realizzazione del macchinario con relativa check list;
  • valutazione tecnica, svolta dallo stesso fabbricante, che mostri i calcoli e le prove di collaudo fatte dagli ingegneri in fase progettuale;
  • esemplare del libretto di istruzioni;
  • dichiarazione di conformità di ogni componente acquistato per la produzione della macchina, creato da fornitori esterni. 

Si deduce che i fascicoli tecnici siano effettivamente grandi tomi ricchi di informazioni; ma sono proprio queste informazioni, così specifiche e dettagliate, a tornare utili per dimostrare la sicurezza del macchinario e di tutto il processo di produzione che ha portato alla sua commercializzazione.

Il fascicolo tecnico è il documento fondamentale per l’ottenimento della marcatura CE; on va confuso però con il manuale tecnico, che corrisponde invece al libretto di istruzioni del prodotto: quest’ultimo deve essere distribuito agli utenti e contiene molte meno informazioni del fascicolo tecnico, in quanto serve a capire come funziona il prodotto, cosa fare in caso di guasti e quali sono i suoi componenti.