Parlare di documentazione tecnica di un prodotto significa riferirsi ad una serie di documenti informativi che riguardano il suo utilizzo, i suoi componenti, le sue funzionalità e i rischi che derivano dal suo uso.

La documentazione tecnica non è quindi un documento univoco. È piuttosto una serie di documenti, ognuno con il suo destinatario d’uso e la sua finalità. 

Anche la stessa lista di manuali o di libretti a corredo di un prodotto è quindi destinata a cambiare, proprio per adattarsi alle caratteristiche del prodotto venduto e agli usi previsti da parte dell’utilizzatore finale o degli intermediari.

La normativa italiana, in assunzione delle direttive europee, aiuta i produttori a districarsi nel complicato mondo della documentazione tecnica per capire quali documenti allegare al prodotto da inserire sul mercato, restando così sempre conformi alla legge.

Non è un aspetto da sottovalutare, o da affidare superficialmente a uno dei reparti di sviluppo dell’azienda come compito collaterale da svolgere nei momenti liberi. 

Senza una documentazione tecnica adeguata, un prodotto rischia di non essere messo in commercio o di essere causa di denuncia legale, se mai un suo uso non corretto possa portare a danni fisici o economici al suo utilizzatore.

Rivolgersi a un redattore tecnico professionista è consigliabile proprio per questa ragione: il technical writer sa quali documenti sono necessari per garantire la piena sicurezza sull’utilizzo di un prodotto, e sa come scrivere tali documenti per garantire il pieno rispetto delle norme da parte del produttore.

Le norme sulla documentazione tecnica

Senza volersi addentrare nei dettagli giuridici delle normative che regolano la produzione della documentazione tecnica di un prodotto, vediamo in via generale come contraddistinguere i documenti tecnici e i ruoli che ruotano intorno alla comunicazione tecnica in Italia.

La Direttiva Macchine 2006/42/CE resta il caposaldo della redazione manualistica tecnica di ogni macchinario. Approvata e utilizzata a livello europeo, la Direttiva ha come obiettivo quello di rendere chiari ed esplicativi tutti i manuali, dando informazioni sul progetto, sulla fabbricazione e sul funzionamento del prodotto.

Tra queste voci indispensabili per soddisfare i requisiti della Direttiva Macchine rientrano:

  • informazioni sul fabbricante (nome e indirizzo dell’azienda e del referente responsabile della comunicazione);
  • descrizione del prodotto e del suo uso primario;
  • numero di serie, numero identificativo o altro codice utile a rintracciare facilmente il prodotto;
  • istruzioni per l’uso ed etichette del prodotto;
  • dichiarazione delle norme tecniche cui il prodotto risulta conforme;
  • elenco dei componenti.

Il manuale d’uso deve essere preparato dal fabbricante prima che avvenga l’immissione sul mercato, e deve essere sempre disponibile e di facile accesso per l’autorità di vigilanza così da facilitare ogni tipo di controllo. 

Le istruzioni d’uso hanno una validità di dieci anni, salvo diversa indicazione.

Manuale di istruzioni norma IEC 82079-1:2019

Una novità importante sul fronte delle normative per la redazione dei libretti di istruzioni è arrivata nel 2019, aggiornando una norma preesistente dal 2012 in modo netto e sostanziale.

Tale norma riguarda principalmente il modo in cui vengono concepiti e trattati i manuali di istruzione, a partire proprio dal nome, che viene sostituito in “informazioni per l’uso del prodotto” per distaccarsi gradualmente dall’idea del cartaceo immediatamente evocata dal termine “manuale” o “documentazione”.

Le informazioni per l’uso sono trattate in tutto e per tutto come un prodotto: si prevede che vengano ideate, progettate, create, revisionate e testate, nonché aggiornate a seconda dei feedback che vengono man mano inviati dagli utilizzatori.

La normativa fornisce anche istruzioni su come progettare la redazione delle informazioni d’uso. 

Il sesto capitolo della norma, in maniera molto dettagliata, entra nel cuore della gestione delle informazioni, individuando i criteri principali nella progettazione redazionale, e prendendo spunto dai processi aziendali che riguardano la gestione del rischio, il project management e i test sulla qualità del prodotto.

In quest’ottica, il redattore tecnico diventa davvero una risorsa indispensabile. Non si può sperare di scrivere un manuale d’uso conforme a questi requisiti se la comunicazione tecnica non è, di base, la propria materia di specializzazione.

Nella normativa questo aspetto viene approfondito nel decimo capitolo, che dedica una buona parte proprio al ruolo del redattore tecnico. Al technical writer sono riconosciuti tre livelli di competenza:

  • conoscenza delle norme tecniche utili ad aggiornare o modificare le informazioni presenti nella documentazione;
  • conoscenza del prodotto specifico e dei suoi requisiti, che gli permette di focalizzare le informazioni sulle sue caratteristiche;
  • conoscenza dei processi e dei progetti sia del prodotto che della manualistica tecnica, ivi inclusa la traduzione tecnica dei manuali, ove prevista.

Ai redattori tecnici appartenenti a quest’ultimo livello è riconosciuta anche la responsabilità per la conformità delle informazioni riportate sul libretto di istruzioni.

Si può dire che il rinnovo della normativa IEC 82079-1:2019 e le novità in essa introdotte abbiano finalmente dato al manuale d’uso il ruolo che merita: non solo libretto di istruzioni da consultare saltuariamente, ma anche arma di difesa per l’azienda che vuole rispettare in pieno la legge, e alleato degli utilizzatori che sono resi estremamente autonomi grazie ad un manuale efficace.

Un risultato che, come è evidente, può essere raggiunto affidandosi a redattori tecnici professionisti e riconosciuti, per ottenere la massima garanzia sulla validità della propria documentazione tecnica.