Ridurre i costi dei processi, in termini economici e di tempo, è una delle prerogative principali per la sopravvivenza di ogni azienda: per diminuire quelli relativi alla documentazione tecnica si può far riferimento ai manuali digitali. 

Con questo termine si intende spesso (ed erroneamente) una versione in pdf del documento stampato, ma le possibilità offerte dalla tecnologia possono aiutare l’azienda a semplificare la fruizione e la gestione dei manuali riducendo tempi e costi. 

Con la digitalizzazione, infatti, è possibile mantenere sempre aggiornato il manuale senza esorbitanti costi di stampa aggiuntivi e renderlo più facile da  comprendere, grazie anche all’inserimento di contenuti multimediali come video o animazioni. 

In questo articolo ti aiuteremo a comprendere cosa intendiamo nello specifico quando parliamo di manuale digitale e quali vantaggi può portare, nel concreto, l’uso di questa tipologia di documentazione tecnica. 

Cosa significa manuale digitale?

Quando parliamo di manuale digitale, ci riferiamo alla possibilità di consultare online la documentazione tecnica di un prodotto o di un macchinario, anche se non si ha immediato accesso alla versione cartacea. 

Se, da un lato, questo tipo di documentazione non può ancora sostituire del tutto il formato cartaceo per obblighi di legge,  i manuali digitali e i libretti di istruzione online offrono una serie di informazioni aggiuntive e di vantaggi che permettono agli utilizzatori, di qualsiasi livello, di ottenere maggiori informazioni in maniera più rapida e semplice.

Nello specifico, quando parliamo della digitalizzazione della documentazione tecnica possiamo prendere in considerazione tre livelli e possibilità: 

• Il formato pdf: per svolgere un’attività di digitalizzazione in maniera veloce e semplice, è possibile sfruttare il formato pdf e quindi avere semplicemente la stampa del documento in formato digitale, Fra tutte le opzioni disponibili, questa è quella con più limiti perché non è interattiva e, come il documento cartaceo, non è adattabile alle esigenze dell’utilizzatore in tempi brevi. 

• Un manuale accessibile su internet: rendere la documentazione accessibile attraverso il proprio sito web o un portale dedicato ha notevoli vantaggi a partire dall’adattabilità alle diverse piattaforme, alla condivisione dei documenti sotto forma di link, alla possibilità di effettuare ricerche all’interno del documento e di includere contenuti multimediali.

• Uso di portali professionali: per realizzare manuali digitali davvero facili da consultare e sempre disponibili, è possibile utilizzare un’app specifica da tenere sui propri dispositivi (smartphone o computer). La realizzazione di questa tipologia di libretti di istruzioni o manuali d’uso è più complessa, ma permette di adattare il layout a qualsiasi dispositivo, le informazioni sono facilmente consultabili anche in assenza di connessione internet, l’utilizzatore può fornire feedback veloci, eventuali aggiornamenti vengono immediatamente condivisi.

Qualunque sia il formato scelto, quando parliamo di manuale digitale ci riferiamo a un manuale che: 

• possiede caratteristiche peculiari, in grado di rendere più semplice la navigazione e la consultazione rispetto alla versione cartacea;
• preveda contenuti aggiuntivi rispetto al formato cartaceo, come video esplicativi, aggiornamenti o animazioni; 
• possa essere condiviso più facilmente all’interno e all’esterno dell’azienda.

I vantaggi dei manuali digitali 

Iniziare a pensare a una digitalizzazione dei manuali, comporta numerosi vantaggi per l’azienda e per gli utilizzatori finali.

In questo articolo ne citiamo solo alcuni: 

• Interattività: la documentazione tecnica digitale mette in gioco una possibilità che finora il manuale cartaceo non aveva potuto offrire, quella dell’interattività. Grazie a questa peculiare caratteristica, la fatica dell’utente per la ricerca delle informazioni di cui ha bisogno è ridotta al minimo. Inoltre, possono essere allegate schede tecniche, disegni del prodotto, opere progettuali, video e animazioni di grande importanza, ad esempio, per gli operai della manutenzione, che attraverso il supporto grafico possono risalire più facilmente alla risoluzione dei guasti.

• Ricerca delle informazioni semplificata: attraverso il campo “cerca”, che può essere integrato nello stesso manuale o inserito dall’applicazione/software che permette la lettura del manuale stesso, l’utente può digitare direttamente la parola interessata e andare al paragrafo, o ai paragrafi, in cui quell’argomento viene trattato. Se una macchina restituisce un codice di errore, l’operaio addetto alla manutenzione può inserire tale codice nel database per quel macchinario, e accedere alle istruzioni per la riparazione senza consultare l’intero indice del manuale cartaceo. Stesso principio per il commerciale addetto alla vendita: gli basterà inserire il codice del prodotto per trovare tutte le informazioni utili alla spiegazione del macchinario.

• Migliore usabilità: il manuale digitale ha una forte connotazione user-friendly perché facilita la ricerca e l’ottenimento delle informazioni necessarie, le quali diventano comodamente consultabili in qualsiasi situazione, da parte di qualsiasi operatore, tenendo in considerazione tutti i device su cui è possibile visualizzarle (pc e tablet, ma anche gli smartphone da 5 o 6 pollici).

• Aggiornamenti più facili: la validità di un manuale d’uso è di dieci anni, salvo proroghe o modifiche speciali, perché macchinari e prodotti possono subire modifiche nel corso del tempo. Il manuale può diventare obsoleto e aver bisogno di aggiornamenti che prevedono una nuova approvazione e ristampa. Possedere una versione digitale del proprio manuale accorcia radicalmente i tempi di questa operazione, perché, grazie a qualche click e con le giuste competenze, è possibile caricare la nuova versione del manuale e avvisare del cambiamento chi ha già acquistato il prodotto.    

• Attenzione all’ambiente: questo sistema permette di ridurre gli sprechi di carta, quindi anche i disboscamenti necessari per ottenere la materia prima e lo smaltimento dei rifiuti per la produzione del manuale. 

• Maggior collaborazione in azienda: distribuire il proprio manuale tecnico online agli addetti ai lavori permette di collaborare in maniera più efficace anche all’interno della propria azienda, condividendo le buone pratiche e il know-how aziendale in modo sicuro e repentino, senza attendere i lunghi tempi della stampa.

• Risparmio di tempo: un invio più rapido e immediato delle informazioni contenute nel libretto di istruzioni, anche da parte del customer care al cliente finale, permette di offrire un servizio più efficiente e mirato. 

Il futuro della documentazione tecnica 

Con la proposta da parte della Commissione Europea di una progressiva sostituzione della Direttiva Macchine con il Regolamento Macchine a partire dal 2023, la direzione che l’Unione vuole suggerire alle aziende è chiara: una documentazione tecnica più rispettosa dell’ambiente, facile da distribuire e più semplice da fruire da parte degli utilizzatori.