L’impaginazione della documentazione relativa al manuale d’uso riveste la stessa importanza del contenuto. Ha l’obiettivo di fornire la maggior chiarezza possibile al lettore nel momento specifico in cui avrà la necessità di utilizzare il manuale. 

Un’organizzazione lineare e gradevole alla lettura, rende più semplice l’uso del manuale di istruzioni o della documentazione tecnica, soprattutto nei casi di guasto, di installazione e in tutte quelle situazioni nelle quali recepire e raccogliere le informazioni in fretta è di fondamentale importanza. 

Questa fase, la quarta del nostro METODO IRIDE, coinvolge sia la parte testuale che le illustrazioni e le immagini: convivendo in armonia all’interno del documento esse potranno permetterti di esporre al meglio le informazioni. 

Di cosa parliamo esattamente quando ci riferiamo all’impaginazione e quali sono gli aspetti che si devono tenere in considerazione per organizzare le informazioni in maniera leggibile e funzionale? 

Lo scopriamo insieme in questo articolo tutto dedicato alla forma grafica e al design  del manuale d’uso.

Il formato più adatto

Uno dei primissimi aspetti da definire è quello del formato: A4, A5, pieghevole, libretto… 

I formati possono essere molto diversi fra loro ed è importante, per questo, capire come selezionare quello che fa al caso del prodotto che accompagna e dell’utilizzatore che dovrà leggerlo. 

Per scegliere il miglior layout del proprio manuale è opportuno tenere in considerazione alcuni fattori, partendo dal presupposto che la leggibilità del documento ha sempre la priorità e non va mai sacrificata. Questi fattori possono essere: 

• la tipologia del contenuto: ci stiamo riferendo al libretto di istruzioni di un prodotto o di un macchinario? Il documento che stiamo per redigere è ricco di immagini? Se la risposta è sì, che tipo di immagini sono? Interrogarsi, prima di tutto, sulla tipologia di contenuto che stiamo andando a creare ci aiuterà a compiere una prima selezione fra le varie tipologie di layout che possiamo selezionare; 
• la quantità di contenuto: le domande principali da porsi riguardano il numero di lingue in cui è tradotto il testo, la quantità di informazioni da riportare all’interno del manuale e il numero di indicazioni contenute nelle varie sezioni;
• lo spazio disponibile nell’imballo del prodotto: se il prodotto che stiamo descrivendo è piccolo e poco ingombrante, tale deve essere anche il formato 
• del manuale d’uso, per limitare il più possibile lo spazio occupato dalla documentazione;  
• le condizioni d’utilizzo del manuale: chi usufruirà del manuale è un tecnico o una persona comune? Ha familiarità con il prodotto o il macchinario? Ha bisogno di più supporti visivi per essere effettivamente aiutato? Quali sono le fasi nelle quali può davvero aver bisogno del manuale? Porsi queste domande aiuterà a optare per il formato più adatto. 

Il pieghevole, per esempio, può essere una scelta interessate nel caso di un numero contenuto di immagini, abbinate, magari, a un testo multilingue. Il classico libretto, invece, è utile nel caso di un numero rilevante di immagini corredate da un testo corposo. 

A cosa ci riferiamo quando parliamo di immagini e come si impaginano all’interno del manuale? 

Impaginazione delle immagini

Le immagini hanno come obiettivo principale quello di rendere più chiara la comunicazione e le informazioni del manuale di istruzioni, ma anche di alleggerirne la lettura, altrimenti carica muri di testo. 

Quelle contenute all’interno del manuale devono avere delle caratteristiche specifiche. Nel dettaglio, le immagini di un buon manuale d’uso devono essere: 

• immediate;
• sintetiche;
• inequivocabili;
• piacevoli;

Nel caso in cui siano previste delle traduzioni in più lingue, poi, è opportuno tener conto delle caratteristiche culturali del pubblico di riferimento e creare immagini che soddisfino gli stessi requisiti anche in contesti completamente diversi da quello italiano.  

La struttura dei contenuti testuali

La parte più rilevante di un manuale d’uso e manutenzione è quella testuale. Abbiamo già trattato il tema del lessico e della scelta delle parole più semplici da comprendere, quindi oggi riflettiamo sull’importanza dell’organizzazione delle informazioni.  Devono essere ordinate secondo regole precise per definire chiaramente il significato e l’importanza dei vari elementi che la compongono. 

Per questo si utilizzano font comprensibili e difficili da fraintendere, di “pesi”, colori e dimensioni diversi, selezionati sulla base delle caratteristiche del testo: quindi differenti per i titoli, le avvertenze, le note o le didascalie. 

L’uso di tabelle ed elenchi puntati può essere molto utile per chiarire passaggi più complessi o fornire dati numerici. 

Puoi evidenziare queste sezioni con riquadri colorati o sfumati: un’ottima idea, l’importante è scegliere un colore che non si sovrapponga al testo e che lo mantenga leggibile. 

Anche lo spazio bianco aiuta a migliorare la leggibilità del testo; per questo consigliamo sempre di lasciare margini abbastanza ampi su tutti i lati: sia per lasciare lo spazio necessario per la rilegatura, che per evitare l’effetto muro di testo. 

Una volta definiti i criteri di impaginazione del manuale, essi vanno applicati all’intero documento per coerenza e trasparenza nelle informazioni veicolate.

La tecnologia può aiutarci a rendere questo processo un po’ più semplice grazie al modello manuale. 

Il modello manuale per semplificare l’impaginazione 

Ogni manuale d’uso ha la sua destinazione specifica. È importante prevedere tutti gli elementi visivi e testuali che dovrà contenere ancor prima di iniziare la sua stesura. 

Tener traccia di ogni regola di impaginazione, però, non è un compito facile: in questo caso il modello manuale può aiutarti. Si tratta di uno strumento che i nostri redattori utilizzano per formulare manuali d’uso completi ed efficaci per ogni prodotto.

Grazie al modello manuale è possibile schematizzare e standardizzare anche le regole di impaginazione, per evitare errori, refusi o discrepanze di stile che potrebbero creare confusione nel lettore. 

Non solo, oltre a rendere più semplice il lavoro sul singolo manuale, il modello facilita anche le attività per i manuali successivi e i manuali di manutenzione, permettendo un recupero facile delle informazioni.

Non pensare soltanto all’attuale manuale d’uso, ma anche a quelli che potenzialmente dovrai creare in futuro per altri prodotti, o per aggiornare quello esistente che, nel corso del tempo, potrebbe subire delle modifiche.

Se hai voglia di testare sin da subito l’efficacia del tuo manuale, contattaci! Verificheremo se ha le carte in regola dal punto di vista normativo, di usabilità e impaginazione.