Quando parliamo di manuale d’uso e manutenzione facciamo riferimento alla parte più corposa e rilevante delle istruzioni per l’uso.
All’interno di questo documento si trovano le informazioni relative all’utilizzo, al ciclo di vita, al trasporto, l’assemblaggio, l’installazione, messa in funzione, utilizzo, smantellamento e smaltimento della macchina o del prodotto.
Proprio per questo motivo è necessario che ogni manuale venga realizzato su misura, rispettando le necessità della macchina e della relativa casa produttrice, nonché quelle di chi leggerà il manuale stesso.
Abbiamo già elencato in passato le caratteristiche di un manuale davvero efficace e intuitivo, qui le ricordiamo brevemente:
– semplicità di lettura e comprensione: il manuale deve adottare un linguaggio chiaro che non lasci spazio al dubbio;
– efficacia per il cliente e per il produttore: il manuale deve saper veicolare i suoi obiettivi in modo diretto;
– rispetto delle norme: il manuale deve attenersi a tutta la normativa vigente, contenere tutte le informazioni utili a prevenire danni e incidenti e, in base a questa, adeguarsi alla Direttiva Macchine 2006/42/CE.
Quindi, in sostanza, fornire istruzioni giuste a chi lo leggerà.
Un manuale d’uso e manutenzione efficace è quello che riesce ad adattarsi al contesto continuando a servirsi di principi standard e universali.
Come si trova questo equilibrio? Come si crea un manuale personalizzato, a norma di legge e allo stesso tempo efficace? Per riuscirci abbiamo concentrato la nostra esperienza in un metodo di lavoro unico e su misura, in grado di adattarsi alle esigenze di ogni azienda.
Il Metodo IRIDE
Il più delle volte il manuale d’uso e manutenzione viene adoperato solo in occasione dell’installazione e il montaggio della macchina, o, nel migliore dei casi, quando c’è bisogno di fare manutenzione. Situazioni nelle quali è davvero fondamentale che le informazioni siano facili da trovare e comprendere. In questo articolo abbiamo visto ciò accade quando si ha a che fare con manuali che non danno informazioni utili per gli operatori.
Combinare l’efficienza dell’usabilità all’esaustività delle informazioni non è un compito semplice. Noi ci riusciamo grazie all’applicazione del Metodo IRIDE, un processo unico nel suo genere.
La filosofia sulla quale si basa la creazione dei nostri manuali è l’indipendenza del cliente: per questo motivo abbiamo sviluppato una strategia che ci permette di realizzare manuali ad hoc che garantiscano a chiunque ci scelga un maggiore grado di autonomia in tutte le fasi che accompagnano l’uso del macchinario.
Alla base della realizzazione di un buon manuale d’uso e manutenzione c’è sempre un piano strategico che ne definisce gli step di realizzazione.
Fare affidamento a un metodo testato ed efficace permette di progettare un manuale che presti attenzione ai dettagli e che, grazie alla elevata usabilità, si dimostri un ottimo investimento a lungo termine. Parliamo di investimento perché un manuale d’uso e manutenzione ben fatto, è sempre capace di ridurre i costi post-vendita in termini di customer care e fidelizzazione dei clienti.
Il Metodo IRIDE è il primo metodo in grado di garantire elevati livelli di usabilità, personalizzazione e rispetto delle norme per ogni manuale d’uso e manutenzione, indipendentemente dal prodotto o macchinario a cui si fa riferimento.
Come realizzare un manuale davvero efficace?
Attraverso il Metodo IRIDE realizziamo manuali d’uso e manutenzione seguendo un percorso di 9 tappe, a cui si aggiungono 2 test finali per verificarne la qualità.
1. Definizione obiettivi e KPI
Grazie a questo primo passo definiamo l’importanza di avere obiettivi chiari e metriche misurabili prima della realizzazione del manuale d’uso e manutenzione. Questa fase vede coinvolto anche il team aziendale e ci permette di tarare la realizzazione del manuale basandoci sugli obiettivi, sui prodotti e sulla tipologia clienti a cui l’azienda si rivolge.
In questa fase definiamo anche i parametri da tenere sotto controllo affinché il manuale possa essere definito “efficace”.
2. Raccolta materiali informativi
In questo secondo step, raccogliamo tutte le informazioni necessarie per redigere un documento finale accurato: disegni 3D, schemi elettrici, schemi pneumatici, foto e video e tutto il materiale disponibile utile alla realizzazione del manuale.
Queste informazioni ci aiuteranno a produrre i contenuti in maggiore autonomia, senza dover ricorrere continuamente a tecnici e progettisti e, quindi, ci permetteranno di risparmiare tempo.
3. Analisi interna
Dopo aver estrapolato tutte le informazioni dal materiale raccolto o ricevuto, definiamo nel dettaglio la struttura e organizziamo l’esecuzione del progetto.
In questa fase si inizia concretamente a lavorare sul manuale di istruzioni, definendone nello specifico i contenuti: l’azienda si confronta con un unico interlocutore, un Capo Progetto per risparmiare tempo e non aver bisogno di coinvolgere altre figure.
Prima bozza
In questa quarta fase, il manuale inizia a prendere forma.
Se per i testi ci si affida a un professionista della scrittura, il Technical Writer, presente all’interno del nostro team, nella prima bozza ci occupiamo anche della parte grafica ed estetica, realizzando tutte le immagini illustrative per esporre al meglio l’informazione.
Quando necessario prendiamo contatto con i tecnici e progettisti dell’azienda per eventuali approfondimenti: contenuti, stile e struttura vengono elaborati in maniera efficace e personalizzata.
Prima consegna
Cerchiamo, sin dalle prime fasi di lavoro, di avviare un vero e proprio dialogo con l’azienda che dovrà distribuire o utilizzare il manuale. Proprio per questo, la fase della prima consegna è di cruciale importanza: è in questo momento che il progetto viene revisionato dall’azienda per verificarne la correttezza dei testi.
Consegniamo la bozza del manuale per assicurarci che tutte le informazioni che abbiamo ricevuto siano state convertite in modo corretto e affiniamo il risultato.
- Bozza finale
Aggiorniamo il manuale con eventuali modifiche concordate e vi consegniamo la bozza finale. Tale bozza è già pronta e completa, necessita solo della vostra validazione.
Il manuale torna nuovamente tra le mani dei nostri technical writer che lo perfezioneranno anche in base alle necessità dell’azienda.
- Validazione
Il manuale viene approvato dall’azienda a livello tecnico e da un nostro esperto dal punto di vista di leggibilità e fruibilità.
In queste ultime tre fasi, emerge il taglio empirico e pratico del Metodo IRIDE: implementare quanto deciso tramite progetti e bozze e testarlo concretamente, permette di valutare il grado di efficacia comunicativa del manuale d’uso e manutenzione.
- Consegna
Una volta redatto e validato, il manuale viene consegnato al cliente per la stampa nei tempi stabiliti nella fase iniziale del progetto.
- Formazione
L’ultimo step prevede che tutti gli operatori dell’azienda, tra cui addetti alla manutenzione e customer care, vengano formati sui contenuti del manuale.
I due test finali svolgono una funzione essenziale in termini di usabilità del prodotto, essi sono:
- un test di comprensione ed ergonomia: prove empiriche valutano il grado di comprensibilità e comfort nella lettura dei manuali;
- la verifica dei KPI: i Key Performance Indicators sono delle metriche che ci consentono di comprendere l’efficacia del manuale e se gli obiettivi prefissati inizialmente sono stati raggiunti.
Grazie al Metodo IRIDE forniamo alle aziende manuali d’uso di maggiore efficacia, in grado di raggiungere alti livelli di usabilità.
