Negli articoli precedenti abbiamo visto insieme l’importanza di scrivere dei manuali d’uso e manutenzione che siano chiari da leggere ed esaustivi nei contenuti; oggi vogliamo spiegarvi, in 5 punti, perché l’usabilità è per noi sinonimo di sicurezza per i clienti.
Che cosa si intende per usabilità?
Prima di andare avanti, è opportuno chiarire cosa intendiamo con questo termine.
L’usabilità si riferisce al livello in cui il manuale di istruzioni è considerato accessibile per il consumatore, sia nella sua forma che nei contenuti veicolati.
Per esempio, un buon manuale d’uso e manutenzione presta attenzione alla scelta dei termini, alla punteggiatura, la sintassi, lo stile, la chiarezza delle informazioni, come alla progettazione grafica di tutto ciò che viene scritto o rappresentato e alla comodità di utilizzo.
In questo modo, si soddisfano due necessità: la prima, quella di realizzare un testo visivamente gradevole e che inviti alla lettura gli addetti; la seconda, quella di veicolare informazioni inequivocabili che non lascino spazio a dubbi durante la lettura stessa.
In poche parole, puntare sull’usabilità, in questo contesto, significa creare un manuale d’uso semplice da leggere.
5 motivi per cui usabilità è sinonimo di sicurezza
Quando parliamo di sicurezza, lo facciamo considerando le tante sfaccettature che questo concetto può assumere; ed è per questa ragione che per noi una maggiore usabilità significa maggiore sicurezza.
- Per la salute degli operatori di macchina sul posto di lavoro
Qualsiasi operatore che si trovi ad assemblare o utilizzare quotidianamente un macchinario deve conoscerne tutte le caratteristiche funzionali, sia software che hardware, per potersi muovere in sicurezza sul posto di lavoro.
Proprio il Testo Unico sulla Salute e Sicurezza dei Lavoratori (Decreto Legislativo 9 aprile 2008 n 81/08), stabilisce la necessità di garantire agli operai la possibilità di svolgere le proprie attività senza “esporli a rischio di incidenti”.
A tal proposito, un buon manuale di istruzioni è un vero e proprio strumento guida per ogni operatore!
Come stabilito dalla Direttiva Macchine poi, tutti gli apparati devono prevedere misure di sicurezza che mettano al sicuro tutti gli operatori in caso di emergenza, e ogni manuale si fa quindi portavoce di queste informazioni che possono rivelarsi di vitale importanza.
Se è di buona qualità, il manuale non solo viene compreso meglio, ma educa e rende consapevoli gli operai, proprio perché:
- li istruisce correttamente sull’uso;
- li mette in guardia dai comportamenti scorretti;
- fornisce informazioni essenziali sulle situazioni critiche (es. il corretto utilizzo dell’arresto in emergenza).
- Una scelta economica per il cliente
Quando il manuale d’uso e manutenzione fornisce istruzioni precise che vengono ben comprese, l’operatore che utilizza la macchina saprà agire al meglio in tutte le circostanze dopo averlo letto.
Il risultato è che il macchinario stesso verrà trattato correttamente e non rischierà di venire danneggiato causando così al cliente delle spese inaspettate.
Questa maggiore sicurezza economica che viene garantita da una maggiore usabilità del manuale, impedirà i fastidiosi rallentamenti del ciclo produttivo e, di conseguenza, eventuali tagli ai guadagni.
Affidarsi a un manuale realizzato da esperti è quindi un investimento a lungo termine!
- La sicurezza sulla validità dei macchinari
Quando un cliente acquista un nuovo macchinario, cercherà come prima cosa il manuale delle istruzioni.
Avere tra le mani un manuale facile da maneggiare, esteticamente appagante, che dà spiegazioni in modo intuitivo, che viene scritto in più lingue e che viene reso facilmente leggibile in tutte le sue parti… Attribuisce al macchinario stesso un valore aggiunto e ne preannuncia l’ottima qualità.
Ovviamente, non è il manuale a fare la macchina, ma di certo, i clienti e i lettori verranno messi in una condizione psicologica che li farà sentire soddisfatti e ben predisposti; quando hanno tra le mani un buon manuale
- entrano in confidenza con la macchina;
- imparano a usarla senza difficoltà o incidenti;
- ne percepiscono valore e qualità;
- sono predisposti a ripetere l’acquisto della macchina presso lo stesso fornitore.
- Poter disporre di un supporto continuo
Come abbiamo visto in questo articolo, nella maggior parte dei casi, il manuale di istruzioni viene letto solo in occasione della prima installazione del macchinario. Dopodiché, viene dimenticato in un cassetto.
Ma perché succede?
Perché molto spesso i manuali non sono caratterizzati da un’elevata usabilità e, di conseguenza, non possono essere percepiti da chi li legge come guide utili per tutta la durata della macchina.
A questo punto, l’addetto alla manutenzione che si troverà a dover risolvere un qualsiasi guasto o che, più semplicemente, ha bisogno di informazioni aggiuntive, non reputa il manuale all’altezza delle sue necessità e preferisce contattare il centro assistenza.
Un Manuale Efficace, invece,è capace di rimanere sempre a portata di mano degli operatori, soprattutto quando hanno bisogno di supporto tecnico!
Proprio perché dotato di una buona usabilità, può facilmente ridurre gran parte del lavoro svolto dal customer care (e quindi anche il relativo costo): questo può finalmente snellire le sue procedure di supporto e dedicarsi con maggiore attenzione a quelle questioni che effettivamente costituiscono un imprevisto nell’uso della macchina e che richiedono un contatto diretto con il personale tecnico di supporto.
I benefici, in termini di tempi e costi, sono evidenti e avvantaggiano il customer care da una parte, e gli addetti alla manutenzione dall’altra.
In questo articolo spieghiamo come utilizzare il manuale per ridurre il lavoro del customer care.
- Durata della macchina nel corso del tempo
Se il cliente dispone di un manuale d’uso e manutenzione capace di istruire correttamente gli addetti sull’utilizzo della macchina, questa continuerà a funzionare bene per anni!
Sappiamo infatti, che la maggior parte dei problemi di funzionamento dei comparti hardware e software dei macchinari dipendono da chi li usa; per questo, assicurare al cliente delle istruzioni complete e soprattutto immediatamente comprensibili, comporta un risparmio in termini di manutenzione e/o ricambio nel lungo periodo.
La macchina avrà la possibilità di durare per più tempo e la sua obsolescenza verrà ritardata.
Un vantaggio aggiuntivo, diretta conseguenza della buona usabilità dei manuali, è riscontrabile poi a livello ambientale: una macchina che viene usata bene per periodi prolungati, è una macchina che non deve essere sostituita e che quindi non crea rifiuti!
Come aumentare l’usabilità del tuo manuale?
In commercio esistono manuali di ogni tipo, ma abbiamo visto insieme quanto sia importante e vantaggioso realizzarne di buona qualità.
É per questo motivo che vi suggeriamo di affidarvi sempre e soltanto ai professionisti del settore, a coloro che considerano l’usabilità una chiave di volta nella realizzazione dei manuali d’uso; solo in questo modo i vostri manuali saranno un buon investimento e non più un costo.
Ogni nostro Manuale Efficace è il risultato dell’attenta applicazione del Metodo IRIDE, un sistema unico nel suo genere perché capace di migliorare l’user experience e di abbattere i costi del Customer Care in soli 9 passi +2.
E proprio grazie a questo metodo riusciamo a raggiungere ogni giorno un unico grande obiettivo, rendere la lettura di ogni manuale più efficace.
Se invece volete sperimentare, eccovi un valido consiglio di lettura per riuscire a strutturare un modello manuale da utilizzare per tutti i prodotti. Attenzione solo a non commettere questi errori!
