Cosa serve davvero per scrivere un manuale d’uso? 

Non esiste una sola risposta a questa domanda. O, per meglio dire, esiste un insieme di risposte, tanti elementi che concorrono insieme alla redazione di un manuale di istruzioni di successo, realmente efficace per chi ne usufruisce.

Uno step fondamentale, tra i primi che compaiono nel nostro metodo IRIDE per la compilazione di un manuale, rientra la ricerca delle fonti e delle informazioni. Il “cosa”, da inserire all’interno del libretto di istruzioni.

Quali sono, queste istruzioni? Di cosa si parlerà? Quali sono i contenuti del manuale di istruzioni? 

Generalmente, se i fabbricanti sono stati abbastanza attenti e oculati durante le fasi di progettazione, costruzione e test di verifica, il fascicolo tecnico diventa il perfetto punto di partenza per trovare ogni dettaglio sul macchinario.

Avere un fascicolo tecnico e una documentazione completa è quindi indispensabile per essere sicuri di inserire tutte le informazioni. Su quali inserire e come inserirle, i redattori tecnici hanno un grande aiuto che corrisponde al nome di Direttiva Macchine 2006/42/CE.

Direttiva Macchine per la compilazione dei manuali 

La Direttiva Macchine, ed entro il 2023 il Regolamento Macchine, danno indicazioni precise sui contenuti che devono trovarsi all’interno di un manuale d’uso e di manutenzione.

Non si può quindi scegliere cosa scrivere liberamente, privilegiando alcuni concetti al posto di altri; questo serve ad armonizzare tutti i manuali, sia nella struttura che nella distribuzione delle informazioni, in modo da facilitare il compito di ricerca agli utilizzatori che conoscono già uno schema preimpostato.

Nella fase 2 del nostro metodo IRIDE per la scrittura dei manuali d’uso chiediamo ai nostri clienti di inviarci tutti i materiali che possono essere utili al team di redattori tecnici. Tra questi materiali rientrano:

  • test di valutazione con relativi risultati;
  • disegni 3D;
  • foto e video; 
  • schemi pneumatici;
  • schemi elettrici; 
  • relazioni scritte durante la realizzazione del macchinario.

Può sembrare un lavoro dispendioso, quello di raccogliere tutti questi materiali, ma non lo è affatto se si pensa al tempo risparmiato nel controllo delle informazioni inserite e nella revisione della bozza.

Quando la prima stesura del manuale è pronta, infatti, questa viene mandata ai clienti per la prima revisione, a cui partecipano anche progettisti e tecnici per verificare la correttezza delle informazioni inserite.

Fare un lavoro preliminare di raccolta delle informazioni snellisce il processo di controllo successivo, ed è quindi un vantaggio sia per i tecnici, che avranno meno correzioni da fare, sia per i tempi di consegna del manuale di istruzioni, destinati così a ridursi drasticamente.

Cosa scrivere nel manuale d’uso

Torniamo alla Direttiva Macchine 2006/42/CE, la nostra linea guida per stabilire cosa inserire all’interno del libretto di istruzioni e del manuale di manutenzione.

Queste stesse indicazioni saranno mantenute nel Regolamento Macchine 2021, che ricordiamo entrerà stabilmente a regime a partire dal 2023.

La lista delle informazioni che confluiscono nel manuale d’uso è la seguente:

  • la ragione sociale e l’indirizzo del produttore della macchina, o del suo mandatario se si tratta di un fabbricante esterno all’Unione Europea;
  • l’identificazione del macchinario, la sua designazione come tipologia di macchina;
  • la dichiarazione di conformità CE che si ottiene al superamento dei test di valutazione sulla sicurezza del macchinario durante l’uso;
  • una descrizione generale della macchina che include la sua funzione, il luogo e la temperatura ideale di utilizzo, materiali adeguati a lavorare con la macchina ecc…; 
  • informazioni sull’uso del macchinario, incluse le spiegazioni, i disegni e i diagrammi che illustrano in maniera chiara sia l’uso che la manutenzione ordinaria e la riparazione del macchinario; 
  • una descrizione dei posti di lavoro che possono essere occupati dagli operatori, eventualmente corredata da un disegno in cui sono illustrate le caratteristiche delle postazioni di lavoro;
  • una spiegazione sull’uso previsto della macchina e sull’uso corretto, evidenziando quali sono i pericoli che si corrono se non viene usata esattamente nelle modalità indicate dal produttore;
  • le istruzioni per il montaggio e l’installazione del macchinario, attraverso disegni e diagrammi illustrativi; 
  • le istruzioni per l’installazione e il montaggio che riducono il rumore e le vibrazioni del macchinario;
  • le istruzioni per accendere e utilizzare la macchina, volte alla formazione degli operatori su come concretamente si può mettere in moto e viene azionata; 
  • le informazioni sui rischi residui, ossia sui rischi che, nonostante tutte le accortezze e le protezioni aggiunte dal produttore, non riescono ad essere coperte e richiedono una maggiore attenzione da parte dell’utilizzatore, e informazioni sulle misure di protezione da adottare per utilizzare il macchinario in maniera sicura; 
  • la lista degli eventuali strumenti e utensili che possono essere montati sulla macchina ove richiesto;
  • una lista dettagliata delle condizioni per cui la macchina può essere trasportata, montata, smontata in sicurezza, inclusi i test, le avarie o le prove; 
  • cosa fare in caso di avaria della macchina, blocchi e metodi operativi circa gli infortuni;
  • le opere di manutenzione da eseguire per mantenere il macchinario allo stato massimo di sicurezza durante l’uso;
  • quali sono i pezzi di ricambio da utilizzare compatibili con la macchina;
  • le informazioni che riguardano l’emissione di rumore aereo.

Il manuale d’uso è completo? 

Se segui le istruzioni della Direttiva Macchine e inserisci tutte le informazioni richieste, a partire dai documenti, sarà più facile ottenere un manuale efficace che corrisponde a quanto richiesto per l’ottenimento della dichiarazione di conformità.

Hai già un manuale di istruzioni? Testa gratuitamente la sua efficacia con la nostra analisi del manuale d’uso: ti daremo qualche consiglio per renderlo ancora più utile per gli utilizzatori del tuo macchinario!