Nella realizzazione del manuale di istruzioni, ogni redattore ha il compito di promulgare le informazioni in maniera corretta, seguendo una precisa normativa di legge, e avere cura al contempo di risultare comprensibile e preciso, senza creare alcun dubbio sull’interpretazione del testo.

Va da sé che scrivere un manuale tecnico non è solo un esercizio stilistico o una raccolta dei dati di un prodotto, ma una vera e propria guida all’uso, alla manutenzione, alla conoscenza del macchinario per qualsiasi uso sia stato creato.

Anche la documentazione tecnica, come tutti i campi della redazione e della scrittura di testi, ha tratto grande vantaggio dall’avvento della tecnologia. 

In particolare, nel caso dei manuali d’uso, questo vantaggio è risultato nei software redazionali, oggi imprescindibili nel lavoro di ogni redattore tecnico.

Perché un software gestionale può rivelarsi il migliore investimento di un redattore di manuali d’uso, o di chi commissiona al redattore la stesura della documentazione tecnica dei propri prodotti?

Vediamo nel dettaglio come funzionano i software redazionali e quali vantaggi offrono. 

Come si scrive un manuale di istruzioni? 

Per definire il come, partiamo dal cosa: il manuale d’uso contiene tutte le informazioni tecniche relative a un macchinario, tra cui com’è fatto, quali sono i suoi componenti, quali sono gli usi e le varie funzionalità previste, quali sono i malfunzionamenti più frequenti e i danni che potrebbero derivare da un uso improprio del macchinario.

Il suo obiettivo è riportare informazioni precise, non ambigue, ma anche chiare e facili da comprendere. 

La non ambiguità è importante da sottolineare, proprio perché i manuali danno spiegazioni sull’uso dei macchinari che, se utilizzati con procedure sbagliate, minerebbero alla salute e alla salvaguardia degli stessi operatori, oltre a dare origine a prodotti difettosi.

Il manuale d’uso ha anche una responsabilità legale in questo senso, giacché consente al produttore del macchinario, in caso di incidente, di difendersi davanti a un giudice.

La redazione di un manuale di istruzioni non è quindi da prendere sottogamba, ed è anzi auspicabile che il produttore stesso di un macchinario si rivolga a personale competente esperto in redazione di manuali tecnici.

Tale professionista è il technical writer, ossia il redattore tecnico. Il redattore tecnico ha una conoscenza approfondita della tecnologia, dell’elettronica e del funzionamenti dei macchinari, nonché della normativa di legge che regola la stesura dei libretti di istruzione (Direttiva Macchine 2006/42/CE).

Ciò gli consente di scrivere manuali completi, nel pieno rispetto dei regolamenti previsti dalla legge. 

Sarebbe però impensabile credere che il redattore riscriva di volta in volta ogni singolo manuale, di prodotti simili o affini, partendo dall’indice e ricominciando da capo. 

Certamente è suo dovere riguardare tutte le informazioni e inserire quelle corrette, ma è anche vero che i manuali tecnici seguono quasi sempre le stesse direttive, e il fatto di avere uno schema prefissato è sicuramente un vantaggio per lo scrittore.

Questo sistema, che noi utilizziamo nel nostro Modello Manuale, è alla base di alcuni programmi, i software redazionali, che permettono di scrivere libretti chiari e ben organizzati.

Perché usare un software redazionale?

I software redazionali offrono una serie di vantaggi ai redattori tecnici che, potendo usufruire delle funzionalità di questi programmi, riescono a migliorare la qualità del proprio lavoro e il risultato finale, visibile tra le pagine di un libretto di istruzioni di qualsiasi macchinario.

Avere un software che aiuta nella stesura dei contenuti consente di:

  • ridurre il rischio di errore nella compilazione del manuale, consentendo di utilizzare termini e paradigmi già preimpostati e validi per ogni specifica tipologia di libretto, 
  • ridurre il carico di lavoro per il redattore tecnico, che può usufruire di parti precompilate e di una struttura già caricata da riproporre in maniera corretta su ogni nuovo manuale d’uso;
  • ridurre i tempi di lavorazione e redazione, per accelerare la consegna al cliente finale, il produttore del macchinario, e passare più velocemente alla correzione delle bozze;
  • condividere il proprio lavoro con i colleghi e i collaboratori, attraverso i sistemi di sharing in cloud che permettono ad un intero team di lavorare su un progetto e di avere confronti semplificati sullo stato di avanzamento della stesura.

Cosa contiene un software redazionale? 

Andiamo all’aspetto pratico. Quali funzioni e quali componenti fanno parte di un software redazionale per manuali d’uso? 

La più grande integrazione dei software redazionali è quella che include i disegni tecnici. I disegni sono degli schemi che riproducono la struttura interna di ogni macchinario, con tutte le componenti e i collegamenti che rendono possibile il suo funzionamento.

Per un technical writer, gli schemi tecnici sono la più grande fonte di informazione sul prodotto. Attraverso il software, il redattore può utilizzare anche strumenti per una migliore analisi dei disegni, come ad esempio lo zoom mirato o la stampa di alcune parti componentistiche.

Un’altra importante caratteristica dei software redazionali riguarda la raccolta dei dati. All’interno del programma è possibile ritrovare una grande banca dati che contiene l’anagrafica degli articoli, o dei prodotti, con il codice relativo al componente, nonché la distinta base per ogni macchinario, un documento che raccoglie l’elenco di tutti i suoi componenti.

L’archivio documentale permette al redattore di rivedere e revisionare i manuali precedenti, i libretti di istruzione simili al prodotto di cui scrive e la documentazione tecnica ufficiale rilasciata dal produttore, tutte fonti necessarie per la stesura del manuale.

Il software redazionale offre inoltre un supporto concreto alla scrittura stessa, dando la possibilità di utilizzare metadati, ossia parti di testo salvate e caricate su diversi documenti, che consentono di modificare velocemente una parola, una frase o una locuzione che si ripete in più contenuti, senza bisogno di riaprirli e modificarli singolarmente.

Infine, molti software redazionali danno la possibilità di gestire le traduzioni e le varianti di modello direttamente al loro interno, in caso venisse richiesta la traduzione di un libretto per il mercato internazionale.