L’era digitale ha radicalmente modificato tutti gli aspetti della nostra vita quotidiana.

Il ricettario è stato sostituito da canali di cucina; le comunicazioni con il proprio medico avvengono attraverso lo smartphone e le email; qualsiasi cosa può essere acquistata online attraverso pochi clic.

La comunicazione tecnica, così come ogni altro tipo di comunicazione, è notevolmente mutata con l’avvento del digitale, e i manuali tecnici non sono rimasti indifferenti a questa evoluzione.

Il libretto di istruzioni cartaceo è sempre presente alla consegna del prodotto, così come i manuali tecnici e i manuali di manutenzione sono presentati con le formule e le informazioni prescritte dalla Direttiva Macchine 2006/42/CE.

Ciò che cambia è la modalità di fruizione del contenuto: dal cartaceo al digitale, dallo statico all’interattivo. La documentazione tecnica non mira solo ad essere letta, quanto più ad essere esplorata, coinvolgendo l’utente in modo sempre più attivo e personalizzato.

Manuali d’uso digitali: addio al cartaceo?

Un libretto di istruzioni online può sostituire in tutto e per tutto il manuale d’uso classico, stampato e consegnato insieme al prodotto?

La risposta è no. Se è vero che un manuale può essere del tutto digitalizzato, è ancora indispensabile che, alla consegna, il macchinario sia accompagnato dalla documentazione tecnica che riguarda la modalità di utilizzo e la valutazione dei rischi.

Questo obbligo è ancora vigente per legge. Non è possibile consegnare macchinari o prodotti elettronici privi del loro supporto tecnico, costituito, per l’appunto, dal libretto di istruzioni.

Sugli stessi prodotti sono inoltre riportate le importantissime etichette di sicurezza del prodotto e le certificazioni che devono essere obbligatoriamente apposte sul macchinario stesso. Anche queste sono etichette cartacee, e non potrebbero essere sostituite in toto dal loro corrispondente elettronico.

Tuttavia, i manuali digitali e i libretti di istruzione online offrono una serie di informazioni aggiuntive e di vantaggi che permettono agli utilizzatori, di qualsiasi livello, di ottenere maggiori informazioni in maniera più rapida e semplificata.

Vantaggi dei manuali digitali

A differenza del manuale stampato, in cui le informazioni sono pre inserite in una struttura definita dal redattore tecnico, il manuale digitale è fornito di una funzionalità unica: quella della ricerca.

Attraverso il campo cerca, che può essere integrato nello stesso manuale o inserito dall’applicazione/software che permette la lettura del manuale (un PDF, ad esempio), l’utente può digitare direttamente la parola interessata e andare al paragrafo, o ai paragrafi, in cui quell’argomento viene trattato.

Se una macchina restituisce un codice di errore, l’operaio addetto alla manutenzione può inserire tale codice nel database dei codici errore per quel macchinario, e accedere direttamente alle istruzioni per la riparazione senza consultare l’intero indice del manuale cartaceo.

Stesso principio per il commerciale addetto alla vendita: gli basterà inserire il codice del prodotto per trovare tutte le informazioni utili alla spiegazione del macchinario, effettuando facilmente gli ordini, magari direttamente online.

La documentazione tecnica digitale mette in gioco una possibilità che finora il manuale cartaceo non aveva potuto offrire, quella dell’interattività.

La fatica dell’utente per la ricerca delle proprie soluzioni è azzerata. Trovare le risposte è immediato, saltando del tutto la struttura del testo e della disposizione del manuale e andando dritti al punto di interesse.

Insieme ai manuali tecnici, inoltre, possono essere allegate schede tecniche, disegni del prodotto, opere progettuali di grande importanza per gli operai della manutenzione, ad esempio, che attraverso il supporto grafico possono risalire più facilmente alla risoluzione dei guasti.

Manuali di istruzione user-friendly

È una vera e propria rivoluzione rispetto al passato. All’utente veniva servito un manuale pronto, ed era suo compito quello di mettere in campo le proprie competenze di base per saper leggere un manuale. 

Oggi avviene il contrario: il manuale si mette al servizio del suo utilizzatore, e lo fa tenendo conto non solo del modo in cui viene utilizzato, ma anche dei formati e dei dispositivi che l’uomo del nuovo millennio ha a sua disposizione.

In altri termini, il manuale di istruzione ha una forte connotazione user-friendly. Facilita e velocizza la ricerca e l’ottenimento delle risposte, considerando tutte le piattaforme su cui farle visualizzare: pc e tablet, ma anche gli smartphone da 5 o 6 pollici comodamente consultabili in qualsiasi situazione, da parte di qualsiasi operatore.

Questo nuovo modo di interrogare il libretto di istruzioni ha modificato profondamente l’editing del manuale, per cui si deve sempre valutare ogni possibile scenario e non perdere mai la buona qualità delle informazioni date all’utente.

Imparare con la documentazione tecnica online

L’effetto del passaggio dal cartaceo al digitale per la comunicazione tecnica è diventato evidente nelle classi di formazione delle nuove leve aziendali. 

Al posto degli infiniti volumi e libroni su cui studiare, corredati da foto, schemi, pagine e pagine di riferimenti normativi, oggi sono molto più comodi e convenienti i manuali di istruzione online che ogni studente può consultare comodamente e in qualsiasi luogo si trovi.

Distribuire il proprio manuale tecnico online agli addetti ai lavori permette di collaborare in maniera più efficace anche all’interno della propria azienda, condividendo le buone pratiche e il know-how aziendale in modo sicuro e repentino, senza attendere i lunghi tempi della stampa – e con un occhio di riguardo per l’ambiente e lo spreco della carta, rinnovato di anno in anno alla stampa di ogni nuovo manuale.

Gli aggiornamenti del manuale

Ogni macchinario può subire modifiche nella fase progettuale e componentistica dopo anni di utilizzo, tant’è che la validità di un manuale d’uso è stabilita in dieci anni, salvo proroghe o modifiche speciali.

Ciò significa che, con ben poco preavviso, un manuale d’uso può diventare obsoleto ed essere rimpiazzato da una nuova versione, che prevede una nuova approvazione e ristampa.

Il digitale di certo evita questo problema. Bastano pochi clic sul sito del produttore per caricare una nuova versione del manuale d’uso e avvisare del cambiamento chi ha già acquistato quel prodotto.

La necessità di una versione digitale del manuale di istruzioni è quanto mai urgente nell’era contemporanea. Non dimentichiamo, tuttavia, che il cartaceo è ancora obbligatorio per legge, ed è indispensabile prevedere la distribuzione e la conformità alle norme vigenti all’atto di vendita di tutti i prodotti appartenenti alla stessa linea.