Abbiamo più volte sottolineato nei nostri articoli quanto sia importante scrivere manuali d’uso che contengano tutte le indicazioni e le informazioni corrette, e che siano al contempo accessibili per tutti quelli che li utilizzano.
Quest’ultimo obiettivo è davvero fondamentale per realizzare manuali non solo completi, ma davvero efficaci. Manuali adatti alla conoscenza e al background di chi li legge, e che si adeguano al linguaggio tecnico del manutentore specializzato, piuttosto che alla terminologia comune di un cliente finale privo di conoscenze tecniche approfondite.
Ogni manuale di istruzioni ha il suo target finale. Proprio in virtù di questo target, composto da coloro che usufruiscono del manuale, è opportuno selezionare il lessico più appropriato, e costruire frasi e paragrafi facilmente comprensibili e accessibili dal pubblico di riferimento.
Un manuale facile da leggere deve rispettare queste due caratteristiche:
- puntare su una gestione terminologica comprensibile per il target a cui il manuale è destinato;
- essere scorrevole, semplice e appropriato, con una leggibilità alta e fluidità nel discorso.
Non basta, quindi, raccogliere le informazioni e disporle in modo più o meno ordinato. Un manuale efficace segue una logica che si applica anche alla costruzione delle frasi e dei paragrafi.
Analizziamo singolarmente questi due punti per capire come scrivere un libretto di istruzioni comprensibile e scorrevole.
Gestione terminologica: usa le parole giuste
La gestione terminologica è un aspetto da prendere in considerazione prima di iniziare a scrivere un manuale.
Consiste nella scelta di una sfera lessicale, di un campo semantico, solitamente studiato e preimpostato dagli scrittori di manuali d’uso.
I technical writers hanno infatti diverse specializzazioni che consentono, dopo un po’ di esperienza, di realizzare un vero e proprio vocabolario personalizzato che si adatta al proprio settore di competenza.
Ogni macchinario ha delle specifiche di costruzione, operatività e manutenzione da inserire in un unico manuale o in diversi manuali, ognuno di questi da indirizzare verso il personale esperto che lavorerà affinché il prodotto funzioni perfettamente in ogni sua fase.
Una corretta gestione terminologica permette di trovare più velocemente le parole giuste per scrivere manuali molto specifici e focalizzati, e pertanto perfettamente comprensibili per gli esperti che useranno quel libretto di istruzioni per il loro lavoro.
La gestione terminologica consente inoltre di essere chiari e inequivocabili nei messaggi da comunicare agli utenti che utilizzano il macchinario.
L’uso di termini generici o ambigui può infatti compromettere il loro lavoro, e portare addirittura a un malfunzionamento del sistema o a difficoltà tecniche che rendono complicato l’uso del prodotto.
Basti pensare a quei macchinari che includono diversi pulsanti di accensione, spegnimento, pulizia, modalità di manutenzione e sequenze di vario tipo.
Se il technical writer si limitasse a usare la parola “pulsante”, senza entrare nello specifico di quale sia e dove sia posizionato, il manuale perderebbe il suo obiettivo di rendere autonomo l’operatore nella risoluzione dei problemi.
Manuale user-friendly: cosa significa “scrivere in modo semplice”?
Partiamo da un assunto fondamentale: semplice è efficace, ma semplificare può diventare controproducente.
Uno stile di scrittura semplice, minimalista, è l’obiettivo di un certo stile di pensiero tipicamente inglese, conosciuto con l’acronimo di STE (Simplified Technical English).
È una sorta di “sottolingua”, priva di molti componenti linguistici, come avverbi, congiunzioni frequenti, subordinate lunghe, in cui si privilegia la schiettezza del messaggio, con una fluidità simile alla lingua parlata.
Il principio STE è seguito come tecnica di realizzazione dei manuali d’uso perché pone un limite fisico alle frasi, in termini di lunghezza e di numero di parole. Il fine ultimo è quello di utilizzare meno parole possibili per trasmettere un messaggio, facendo però sempre attenzione a utilizzare i termini giusti.
La tecnica STE e la gestione terminologica vanno in realtà di pari passo. L’uso di termini precisi, scientifici e corretti fa sì che si debbano impiegare molte meno parole per completare il senso di una frase in locuzioni concise.
Come scrivere in modo semplice
Seguire la tecnica STE nella compilazione di un manuale non è difficile, ma richiede una certa dimestichezza sia con la scrittura in sé, sia con le tecniche di scrittura per manuali d’uso.
Ecco qualche consiglio che facilita la stesura di un libretto di istruzioni per ottenere un risultato semplice, quanto efficace:
- Usa frasi brevi. Come abbiamo anticipato, evita le subordinate e preferisci frasi con un solo verbo reggente o un “se” condizionale alla volta.
- Preferisci la forma attiva. Metti al centro della frase l’azione da compiere e non il componente destinato all’azione o il risultato che vuoi raggiungere. “Accendi il macchinario” è più diretto di “Il macchinario deve essere acceso” – e richiede molte parole in meno!
- Usa l’indicativo al “tu” o l’infinito. La prima forma è più confidenziale, la seconda è altrettanto diretta, ma un po’ più fredda. Scegli in base al tono di voce che vuoi utilizzare con i tuoi clienti, ed evita forme come il congiuntivo e il “voi”, che danno luogo più facilmente a fraintendimenti.
- Usa la grafica, i disegni e gli esplosi. In ogni manuale di istruzioni di qualsiasi macchinario, simbologia, grafica ed esplosi aiutano moltissimo l’utente a comprendere le istruzioni. Gli esplosi, in particolare, sono utili per riconoscere e individuare i vari componenti, e operare le opere di manutenzione sul macchinario senza cadere in errore.
- Fai valutare la bozza. Mandare il manuale d’uso in stampa senza prima fare un test di comprensione sugli addetti ai lavori può rivelarsi un errore fatale. Distribuisci quante più copie del manuale a chi ruota intorno al macchinario, dai progettisti ai tecnici che lavorano sul mezzo, al servizio clienti che si rifarà al manuale in caso di guasti. I suggerimenti che ottieni sono importanti in fase di revisione.
E i manuali tradotti?
La traduzione dei manuali tecnici ha delle criticità peculiari di cui abbiamo parlato in maniera approfondita in questo articolo.
Avvalersi dell’esperienza di traduttori tecnici professionisti è un aiuto non da poco, per realizzare traduzioni dei manuali d’uso che non perdono né semplicità, né efficacia anche nelle lingue straniere.
Il traduttore tecnico ha, dalla sua, un ulteriore vantaggio: conosce bene la normativa vigente nel paese in cui la sua traduzione sarà utilizzata, e potrà quindi compilare un manuale che rispetti le linee guida, la nomenclatura e la gestione terminologica della lingua di destinazione.
Il manuale mantiene quindi intatta la sua efficacia, qualsiasi sia l’origine del suo utilizzatore in giro per il mondo.