Chi si occupa di scrivere i manuali d’uso dei macchinari? 

A questa domanda sono tenuti a rispondere i produttori che, troppo spesso, dedicano attenzione a questo dettaglio quando è ormai troppo tardi, spesso a conclusione della produzione e progettazione del macchinario.

Il “troppo tardi” non dipende tanto dalla possibilità di poter scrivere un manuale di istruzioni alla fine della produzione, quanto alla frequente sottovalutazione rispetto ai tempi e alla facilità con cui si realizza una buona documentazione tecnica.

In altre parole, la stesura del manuale di istruzioni viene lasciata come ultima preoccupazione, credendo che occuperà poco tempo e che sarà facile da portare a termine.

La realtà è ben diversa, e i produttori se ne rendono conto quando scoprono che, per mettere in commercio il macchinario che hanno creato, sono obbligati a corredare l’imballaggio con un libretto di istruzioni. 

E non uno scritto velocemente, generico, approssimativo: dev’essere un manuale d’uso a norma di legge, che segue la direttiva macchine 2006/42/CE, e contiene un elenco dei rischi che non si possono eliminare con le attuali tecnologie.

Un lavoro, insomma, non da poco. E non per pressapochisti. Sorge quindi il dubbio su chi sia la persona più competente per scrivere un manuale d’uso perfetto.

All’interno dell’azienda possono essere individuate due figure che potrebbero essere adatte alla redazione del manuale: l’ufficio tecnico, che si è occupato di sviluppare il prodotto, e il documentarista tecnico, se presente, ossia una figura addetta soltanto alla realizzazione della documentazione tecnica.

Se la prima categoria è sempre impegnata e difficilmente trova il tempo per scrivere un manuale di manutenzione, la seconda figura è diventata invece quasi sempre assente all’interno di un organigramma aziendale.

Entra in gioco, a questo punto, la terza opzione: l’outsourcing, ossia l’esternalizzazione. Far scrivere il manuale ad un’altra persona, un esperto di manualistica, che nelle sue ore di lavoro fa solo questo: scrivere manuali.

Se ti sembra poco conveniente, ecco quattro buoni motivi per affidare la realizzazione di un manuale di istruzioni all’esterno della tua azienda.

  1. Conoscenza delle norme

I redattori di manuali di istruzione hanno ben chiare le differenze tra le varie macchine e le norme a cui ogni macchinario è tenuto a rispondere.

Questo si traduce nella sicurezza di veder rispettati tutti i punti indicati dalla direttiva macchine, su cui si basa la compilazione di ogni manuale di manutenzione.

Al fine di non dimenticare alcun dettaglio, il nostro staff di redattori si avvale del modello manuale, una bozza di manuale già precompilato con tutte le voci indicate dalla normativa europea per realizzare un manuale d’uso a norma di legge.

Il modello manuale è la base di partenza su cui andare a trascrivere le caratteristiche specifiche del macchinario preso in esame per la documentazione tecnica.

  1. Professionalità, no improvvisazione

Il problema principale che deriva dal realizzare un manuale d’uso all’interno dell’azienda è che, a meno di non avere la figura del documentarista interno – ma ancora poche imprese ne fanno uso -, non c’è un professionista addetto soltanto a questo compito.

I progettisti hanno disegnato perfettamente la macchina, ma non possono prevedere con esattezza quali guasti possono verificarsi. A questo serve il customer care, che raccoglie tutti i feedback sui malfunzionamenti e può integrare facilmente la documentazione tecnica.

Gli operai manutentori sanno come riparare i guasti, ma non conoscono nel complesso la macchina e il suo disegno progettuale. 

Le figure che collaborano per la produzione dei macchinari sono tante e diversificate. L’esperienza di un redattore di manuali fa sì che il professionista raccolga tutte queste informazioni, sapendo cosa chiedere e a chi chiederlo, per evitare dimenticanze e non creare dubbi.

La proprietà di linguaggio e la conoscenza della struttura sintattica e semantica, da parte del redattore, permette di creare un libretto di istruzioni non solo completo, ma anche linguisticamente armonico e facile da consultare. 

  1. Costi di produzione del manuale ridotti

All’idea dell’outsourcing è sempre connessa quella dell’aumento dei costi di produzione. Nel caso dei manuali d’uso, questa correlazione non è affatto così immediata, né veritiera.

Affidare la stesura di un manuale d’uso ad un professionista esterno significa risparmiare notevolmente su una eventuale figura interna che si occupi solo di questo.

Il redattore professionale garantisce un ottimo lavoro, svolto in tempi precisi, con un pagamento una tantum rispetto al compito che è chiamato a portare a termine.

  1. Tempi di realizzazione dimezzati 

Delegare la stesura del manuale all’interno dell’azienda si traduce in un sovraccarico di lavoro per chiunque sia chiamato a portare a termine questo compito.

L’impiegato dell’ufficio tecnico che deve studiare come scrivere un manuale d’uso, la direttiva macchine vigente, le tecniche utili alla valutazione del rischio e presentare bozze e revisioni avrà sicuramente bisogno di molto tempo, ritagliato nelle ore d’ufficio che di solito dedica ad altro.

Il manuale d’uso, che potrebbe essere pronto in tre settimane, diventa così un lavoro che si prolunga nei mesi, tenendo spesso fermo lo stesso macchinario quando già sarebbe pronto per la vendita.

Un redattore di manuali ha invece il vantaggio di occuparsi esclusivamente di questo. Non svolge altre funzioni e non viene distratto da altre scadenze. In media, un manuale di istruzioni può essere pronto anche in meno di un mese, tra raccolta dei dati, stesura e revisione.

Un tempo davvero irrisorio rispetto alle lunghe attese di un impiegato che si ritrova ad affrontare un compito per cui non è allenato.

Il nostro modello manuale rende possibile realizzare in breve tempo un manuale di istruzioni a norma di legge. Scopri di più sul modello manuale in questo articolo.