La documentazione tecnica realizzata a corredo di un prodotto elettronico comprende diversi manuali e documenti specifici, realizzati per destinatari diversi.
La necessità di produrre e consegnare varie documentazioni nasce dal fatto che il macchinario verrà utilizzato non solo dal cliente finale a cui viene consegnato, ma anche dagli operai addetti al suo assemblamento e ai tecnici che intervengono in caso di guasti, per effettuare la manutenzione.
A questi ultimi è destinato il manuale d’officina, che contiene istruzioni e direttive per occuparsi degli interventi di riparazione dei macchinari.
Manuale d’officina: cos’è e cosa contiene
Il manuale d’officina è destinato all’uso da parte degli operatori di manutenzione.
Non va quindi consegnato a chi lavora ogni giorno con il macchinario all’interno dell’azienda, né a chi si occupa di assemblarlo (salvo un’eccezione, di cui parleremo più avanti).
La mancata consegna direttamente al cliente finale è una scelta ragionata: pur utilizzando il macchinario ogni giorno, l’operatore di macchina spesso non ha una conoscenza e una formazione adeguata per svolgere anche la riparazione del macchinario stesso.
Il manuale di manutenzione è solitamente frutto della collaborazione con i produttori o i progettisti del macchinario, che possono facilmente indicare i principi che ne regolano il funzionamento.
Il contenuto del manuale d’officina include parti testuali e immagini; queste ultime rivestono una particolare importanza per i manutentori che, grazie alle illustrazioni e alle immagini in rendering, sono resi completamente indipendenti nell’esecuzione delle attività di riparazione.
Proprio il rendering è diventato sempre più apprezzato negli ultimi anni, per la sua capacità di riprodurre nei minimi dettagli le parti di ricambio e i componenti di un macchinario. Proprietà che, se sommate a una buona descrizione, liberano gli addetti alla manutenzione dal rischio di dubbi o fraintendimenti.
I manuali d’officina sono inoltre utilizzati dagli elettrauti e dai professionisti che si occupano di riparazione auto e moto. Anche questi manuali sono ricchi di immagini che aiutano i meccanici a eseguire interventi di manutenzione sui più comuni mezzi di trasporto.
L’importanza del manuale d’officina
Realizzare un buon manuale di istruzioni per i tecnici, gli installatori e i manutentori permette di migliorare significativamente la qualità dell’assistenza fornita ai clienti.
Immagina cosa potrebbe succedere se un tecnico, chiamato per riparare un macchinario fermo in un’azienda, non trovasse le istruzioni per procedere alla riparazione – e non fosse quindi in grado di completare il proprio lavoro e agevolare il cliente in difficoltà.
Questi non sono affatto dettagli secondari, anzi: la sicurezza di un buona assistenza post-vendita è quella marcia in più che spesso fa da ago della bilancia nella scelta di un fornitore di macchinari per la propria impresa.
Il manuale d’officina è il vero primo passo per realizzare una buona assistenza post-vendita. Di certo il customer care ha la sua rilevanza, ma molti dei problemi per cui spesso si contatta la casa madre e il suo call center possono essere risolti attraverso l’uso esclusivo del manuale di istruzioni per montatori e manutentori.
Vediamo insieme quali sono i vantaggi di un manuale d’officina ben fatto, sia per l’azienda che per i suoi utilizzatori.
-
Autonomia nella manutenzione
Gli operai che utilizzano il manuale d’officina come punto di riferimento conquistano la completa autonomia. Non hanno bisogno di confrontarsi con i colleghi o con la casa madre centrale: se il manuale è strutturato bene e contiene tutte le informazioni utili, possono risolvere ogni problema da soli.
-
Contatti ridotti tra assistenza tecnica interna ed esterna
Agire e lavorare in autonomia si traduce, ovviamente, in una minore necessità di comunicazione tra i tecnici di assistenza che si recano dal cliente e il reparto di assistenza interno.
Questo porta a una riduzione dei costi di customer care, con il cliente che non rimane insoddisfatto per l’impossibilità di riprendere a utilizzare il macchinario comprato in tempi brevi.
-
Istruzioni tutte incluse
Il manuale d’uso per gli operatori può includere, oltre alle istruzioni per la manutenzione, anche le istruzioni per il montaggio.
Ciò accade spesso per quelle realtà in cui le squadre di operai sono dedite sia all’assemblaggio che agli interventi manutentivi sui singoli macchinari.
Anche in questo caso, la doppia funzione degli operai e la possibilità di impartire le stesse istruzioni attraverso un manuale completo contribuisce a ridurre i costi del customer care della casa madre produttrice.
-
Apprendimento indipendente
Un ulteriore vantaggio economico per l’azienda che produce il macchinario è quello di non dover investire sul personale che insegni ai montatori come assemblare il prodotto venduto.
In passato, infatti, molte imprese erano costrette a organizzare corsi di formazione per facilitare l’insegnamento della manutenzione e dell’assemblaggio dei macchinari; un buon manuale riesce oggi a sostituire questa necessità, rendendo i montatori completamente indipendenti.
Tutti questi vantaggi derivano dalla creazione di un manuale d’officina a regola d’arte, realizzato seguendo la direttiva macchine 2006 42 CE e completo in tutte le sue parti.
Se non sei sicuro del rendimento del tuo manuale d’officina, esegui il test di efficacia del manuale all’interno del nostro sito. Riceverai consigli e suggerimenti per migliorare il contenuto del tuo manuale.
