Si fa presto a parlare di documentazione tecnica… ma i manuali sono così tanti e diversi tra loro, che questa voce ha bisogno di un chiarimento definitivo!

Con il termine documentazione tecnica ci riferiamo all’insieme di materiali, cartacei o digitali, che forniscono un’adeguata conoscenza di un macchinario. Questi documenti possono avere destinazioni d’uso diverse, concepiti per macchinari diversi e, soprattutto, per utilizzatori diversi.

Ecco perché un chiarimento e una distinzione tra i vari tipi di documentazione tecnica esistenti risulta fondamentale.

Perché è importante la documentazione tecnica?

La documentazione tecnica è costituita da manuali che indicano come si utilizza un determinato prodotto, sia per uso civile che industriale.

Non si limita soltanto a spiegare come si usa, ma dà indicazioni anche sulla manutenzione, sulle parti che lo compongono, sui contatti di supporto, nonché suggerimenti di natura pratica sulle sue eventuali funzionalità molteplici.

In sintesi, la documentazione tecnica:

  • è utile per i clienti che hanno bisogno di imparare a utilizzare un macchinario o un nuovo prodotto;
  • deve rispettare gli obblighi di legge, stabiliti a livello europeo e validi per molti macchinari industriali. 

A regolare la documentazione tecnica relativa a queste macchine, in particolare, è la Direttiva Macchine 2006 42 CE, approvata dall’Unione Europea e valida per tutte le macchine fisse, trasportabili, mobili e di sollevamento.

Documentazione del prodotto

Prima di approfondire quali sono i vari tipi di documentazione tecnica, vediamo come si distinguono i vari manuali, libretti e documenti.

Il criterio di distinzione principale riguarda il destinatario del documento, ossia chi andrà a leggerlo e quali informazioni sono necessarie per lui. 

Da qui due tipologie:

  • commerciale: le informazioni tecniche sono marginali e si privilegia la presentazione del prodotto, delle sue funzionalità e della sua utilità per l’utente. Questi documenti sono quindi utili per avvicinare nuovi clienti al macchinario, e per incentivare una scelta più oculata nel momento in cui stanno prendendo in considerazione diversi fornitori.
  • tecnico: i documenti strettamente tecnici forniscono informazioni su come si usa, come si assembla, come si risolvono i problemi di malfunzionamento e quali sono le parti componenti di un prodotto. 

In quest’ultimo campo rientra la vera e propria documentazione tecnica.

Documentazione tecnica B2B: le tipologie

In questo articolo approfondiremo la documentazione tecnica rivolta alla vendita di macchinari per uso industriale e professionale, business-to-business, quelle interessate dalle regolamentazioni approvate a livello nazionale ed europeo.

Manuali d’uso

Il manuale d’uso, o libretto di istruzioni, contiene tutte le informazioni sulla composizione, sull’utilizzo e sulla manutenzione della macchina.

Il suo valore è esclusivamente tecnico, viene consegnato insieme al prodotto e non è diffuso prima del suo acquisto.

Il manuale d’uso consente al cliente di utilizzare il macchinario in autonomia, di capirne i meccanismi e di conoscere tutte le funzionalità, anche quelle secondarie e non presentate durante l’esposizione commerciale del prodotto.

Il linguaggio è prettamente tecnico e specialistico. Ciò dipende dal target di utilizzatori a cui è rivolto, ossia i tecnici che operano e utilizzano il prodotto quotidianamente. Utilizzare un lessico preciso e specifico consente di non creare disguidi e fraintendimenti che potrebbero generare errori o mettere in pericolo la salute degli operatori.

Cataloghi

Il catalogo è lo strumento utilizzato dal commerciale per la presentazione del prodotto, destinato quindi alla fase pre-vendita.

Il catalogo può riferirsi ad un solo prodotto, come brochure di introduzione a una novità, o ad un’intera offerta di referenze, relative a tutti i prodotti venduti da un’azienda.

Nelle pagine che compongono un catalogo prodotti sono presenti una breve introduzione che illustra le sue funzioni, alcune informazioni tecniche, con specifiche su eventuali varianti del modello, e dettagli utili all’invio dell’ordine da parte dei cliente, come peso, dimensioni imballaggio, numero minimo di pezzi da ordinare.

Schemi di montaggio

Con lo schema di montaggio torniamo nell’ambito della documentazione tecnica in senso stretto. 

È composto da figure illustrate che descrivono le varie fasi del montaggio, utilizzando una raffigurazione semplificata del prodotto e delle sue parti.

Lo schema di montaggio è utile quindi per assemblare le parti di ricambio e collegarle in maniera corretta.  

Manuale di manutenzione

Il manuale di manutenzione non viene sempre fornito insieme al prodotto. 

Spesso, infatti, un minimo supporto tecnico per i guasti è inserito all’interno del manuale d’uso. Poche pagine, comunque, che invitano l’utente a riparare malfunzionamenti minimi, e che dà indicazioni alla portata di ogni tipo di operatore.

In alcuni casi, però, la manutenzione è parte integrante del funzionamento del prodotto. Pensiamo ai macchinari che hanno bisogno di una pulizia approfondita dopo l’uso, o di scollegare alcuni componenti in fase di inutilizzo.

I manuali di manutenzione vengono quindi elaborati come corollario del manuale tecnico, e contengono spiegazioni più corpose e attente, con schemi di montaggio riproposti ad hoc. 

Supporto documentazione tecnica

La documentazione tecnica ha ancora un alleato inscindibile: il cartaceo. Nonostante l’avvento informatico, per cui è oggi possibile digitalizzare gran parte delle informazioni, sono tantissimi gli operatori del settore che preferiscono una consultazione classica del manuale d’uso. 

Il libretto di istruzioni cartaceo ha, in effetti, vantaggi inequivocabili: la consultazione è più semplice; non rischia di essere cancellato per un errore di software o di sistema; dà un accesso immediato alle informazioni di cui il cliente ha bisogno, senza richiedere ulteriori supporti come un tablet o uno smartphone.

Il manuale d’uso digitale, d’altro canto, supera i limiti del materiale e diventa consultabile e accessibile da ogni postazione. Basta scaricarlo sul proprio cellulare o collegarsi al sito del supporto tecnico per recuperare informazioni e dettagli. 

Inoltre, proprio perché sviluppato digitalmente, il libretto d’istruzioni online può essere aggiornato istantaneamente e arricchito con video tutorial o altri documenti.