Uno dei requisiti fondamentali da soddisfare per ottenere la licenza di vendita su un nuovo prodotto è fornire un manuale di istruzioni a norma di legge.

La legislazione richiede, infatti, che sia presente un libretto di istruzioni in grado di dare assistenza tecnica, di essere comprensibile e di rispettare delle normative specifiche; senza un buon manuale, si rischia di non poter nemmeno immettere il prodotto sul mercato, mandando in fumo mesi di lavoro e preparazione.

Non solo: un buon manuale d’uso può diventare fonte di risparmio, se si pensa a quanti interventi dei tecnici dell’assistenza clienti potrebbero essere evitati se il cliente fosse in grado di riparare autonomamente i guasti e i danneggiamenti, nel limite del possibile.

Come scrivere un manuale di istruzioni che sia efficace per il cliente finale, e adeguato alle normative? Quello di cui hai bisogno è di un modello di manuale d’uso, da utilizzare per la stesura di un nuovo manuale o per aggiornare quello già esistente.

Modelli di manualistica tecnica

Con manualistica tecnica si intende quella branca della manualistica che si occupa della stesura di documentazione tecnica per vari tipi di macchinari, sia per uso privato che per uso aziendale.

I manuali d’uso accompagnano quasi tutti gli elettrodomestici, con spiegazioni sull’utilizzo, sui possibili malfunzionamenti e sulla sicurezza dell’apparecchio; i manuali possono essere forniti anche ai tecnici specializzati in riparazione di grandi macchine, con delle istruzioni complete per svolgere in autonomia il proprio lavoro.

Esistono diversi modelli di manualistica tecnica, che si differenziano per lunghezza, contenuto e fruitori finali. Tra i modelli manuali d’uso più diffusi ritroviamo: 

  • libretti di uso e manutenzione;
  • manuali d’istruzione; 
  • manuali di processo;
  • istruzioni di montaggio;
  • manuali per tecnici di officina;
  • cataloghi ricambi; 
  • listini parti di ricambio

e molto altro.

È evidente come non siano destinati tutti ad un solo tipo di cliente finale: se il libretto d’uso di un elettrodomestico può servire a chi non riesce a far funzionare la lavatrice di casa, i cataloghi ricambi saranno più utili ai centri assistenza per ordinare le parti richieste per le riparazioni dei loro clienti.

In tutti i casi, le necessità non cambiano: il manuale d’uso deve essere chiaro, leggibile, specifico nel suo linguaggio tecnico, che si adatta di volta in volta al tipo di cliente che lo utilizzerà.

Solo così il libretto di istruzioni può diventare un reale vantaggio per l’imprenditore, purché il suo contenuto sia strutturato in modo da: 

  • contenere tutte le informazioni esplicitamente richiesta nella normativa, per non incorrere nella non approvazione alla vendita del prodotto;
  • spiegare quali contenuti devono far parte del manuale, con una suddivisione ordinata per singolo paragrafi;
  • rendere più facile la stesura di altri manuali e facilitare l’aggiornamento dei manuali già esistenti; 
  • aiutare l’utilizzatore del manuale a recuperare le informazioni ricercate all’interno del libretto di istruzioni.

Onde evitare di dover ricontrollare tutte queste caratteristiche di volta in volta, è utile realizzare un modello di manuale universale, da utilizzare come scheletro di base per tutti i futuri libretti d’istruzione di un’azienda.

Un modello di manuale a norma di legge

Una struttura da cui partire per realizzare un buon manuale d’uso si può ottenere partendo da ciò che viene prescritto dalla direttiva macchine 2006/42/CE, punto 1.7.4.2. La direttiva in questione definisce quali sono i contenuti minimi da inserire in un manuale di istruzioni o un manuale di manutenzione.

Si parte dall’inserimento dei dati del fabbricante, inclusa la ragione sociale e l’indirizzo completo, e dalla designazione della macchina con il suo numero di serie.

Si prosegue con la dichiarazione di conformità CE, i dati relativi alla macchina, una sua descrizione generale, i disegni e i diagrammi che indicano le parti della macchina e le istruzioni per l’uso e la manutenzione.

Se si tratta di macchinari da lavoro, vanno indicate le postazioni che andranno ad occupare gli operatori, nonché l’uso previsto della macchina e le avvertenze su come la macchina non deve mai essere utilizzata.

La direttiva macchine 2006 42 CE include infine:

  • istruzioni dettagliate sul montaggio della macchina o di singole porzioni,
  • istruzioni per ridurre il rumore prodotto, 
  • informazioni dei rischi che rimangono nonostante le avvertenze d’uso, 
  • caratteristiche degli accessori che possono essere montati sulla macchina, 
  • istruzioni per trasportare il macchinario in sicurezza e quelle per effettuare la manutenzione sempre in maniera sicura.

Informativa sulla sicurezza del prodotto

Un’attenzione particolare all’interno di un buon manuale di manutenzione e istruzioni va dedicata all’informativa sull’uso sicuro del prodotto.

Ogni modello di manuale deve includere una sezione in cui vengono raccolte linee guida precise e inequivocabili per un corretto uso del macchinario, sia per rispetto agli operatori che lo utilizzeranno, sia per ottenere l’autorizzazione alla vendita da parte delle autorità preposte.

È sempre la norma Direttiva Macchine 2006 42 CE che indica quali sono le condizioni minime di sicurezza da riportare sul libretto d’uso di un macchinario, in riferimento a montaggio, utilizzo, rischi che si corrono se non si adottano le misure prescritte all’interno delle istruzioni e rischi che potrebbero comunque verificarsi pur adottando tutte le misure di sicurezza, detti “rischi residui”. 

 

Fornire un buon manuale di istruzioni è evidentemente un grande vantaggio per le aziende, ed è il momento di sincerarsi che tutti i libretti d’uso dei tuoi prodotti siano in grado di spiegare in maniera corretta e chiara tutto ciò che ne riguarda l’uso e la sicurezza.

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